Как снизить риск неоплаты уже при заключении договора

Товар доставлен, услуга оказана, счет-фактура выставлен в установленном порядке. Срок оплаты истек, но деньги не выплачены. Деловой партнер сначала просит дополнительное время, затем перестает отвечать и, наконец, начинает оспаривать качество, количество или объем выполненной работы.

На этом этапе кредитор обычно начинает рассматривать предупреждение, судебный иск или взыскание претензии посредством гражданского или исполнительного производства. Однако проблема неоплаты возникла не только в момент наступления срока платежа. Оно возникало раньше, когда работа была принята без серьезной проверки партнера, когда в договоре недостаточно четко были определены обязательства или когда не были согласованы надлежащие способы обеспечения.

Хороший договор не может гарантировать, что каждый должник заплатит. Однако это может значительно снизить риск неплатежа, ограничить возможность последующих долговых споров, облегчить доказывание претензий и улучшить положение кредитора, если взыскание станет обязательным.

Таким образом, предотвратить проблему взыскания долга не означает просто предсказать, что произойдет, если должник просрочит платеж. Это означает выстраивание всех деловых отношений таким образом, чтобы риски были признаны и ограничены до поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Проверка делового партнера предшествует заключению договора

Договорная защита начинается до подписания договора.

Прежде чем вступать в значимые деловые отношения, необходимо проверить основную информацию о потенциальном партнере. Сюда входит проверка регистрации, представительства, изменения статуса, общедоступных финансовых отчетов и данных о том, состоит ли деловой партнер в учете должников, находящихся на принудительном взыскании Национального банка Сербии.

Такая проверка не дает окончательной оценки платежеспособности. Однако он может указывать на наличие серьезных причин для осторожности.

Особое внимание следует уделить, когда деловой партнер:

• просит необычно длительный срок оплаты
• отказывается предоставить основную деловую информацию
• не хочет предлагать средства безопасности
• часто меняет деловую информацию, агентов или филиалов
• настаивает на начале работ без письменной документации
• запрашивает новую поставку, даже если предыдущие обязательства не были погашены

Тот факт, что компания официально зарегистрирована, не доказывает, что она имеет достаточные средства или активы для погашения будущих обязательств.

Таким образом, проверка партнеров – это не выражение недоверия, а часть ответственного управления бизнес-рисками.

Предмет договора должен быть точно определен

Одной из наиболее частых причин оспаривания должником счета-фактуры является претензия о том, что товары, услуги или выполненные работы не соответствуют договору.

Такое возражение гораздо легче выдвинуть, когда в договоре содержатся лишь общие формулировки, например, «оказание консультационных услуг», «выполнение согласованных работ» или «поставка необходимого товара».

В договоре должно быть указано:

• что именно доставлено или выполнено
• в каком количестве и объёме
• в соответствии с каким предложением, спецификацией или проектом
• в какие сроки
• какие стандарты качества должны соблюдаться
• кто уполномочен получить товар или подтвердить исполнение
• как фиксируются изменения первоначального соглашения

В случае более сложных тендеров техническая спецификация, заказ на закупку, проектное задание или план деятельности должны быть связаны с договором и четко обозначены как его составные части.

Например, если заключен договор на «обслуживание информационной системы», и не указано, какие услуги включены в ежемесячную плату, клиент может впоследствии заявить, что дополнительные вмешательства уже включены в стоимость. Если объем услуги, количество часов и способ утверждения дополнительных работ четко регламентированы, то простор для такого спора существенно меньше.

Чем конкретнее обязательство, тем меньше возможностей поднимать вопрос о том, что на самом деле было заключено в момент наступления срока оплаты счета.

Цена и срок оплаты не должны оставаться неопределенными.

Такие формулировки, как «оплата по факту выполнения работ», «оплата по договору» или «цена будет определена позже» могут создать серьезные проблемы.

В договоре должна быть четко определена величина цены или способ ее расчета. Также следует указать, включены ли в цену налоги, транспортные расходы, материалы, командировочные расходы и другие сопутствующие расходы.

Не менее важен точный срок оплаты.

В договоре могут быть предусмотрены:

• авансовый платеж
• оплата по завершенным этапам
• оплата в рассрочку
• оплата определенного количества дней с момента выставления или получения счета-фактуры
• оплата после подписания протокола
• удержание части гонорара до окончательной передачи

В случае коммерческих сделок также следует принимать во внимание правовые правила, касающиеся сроков оплаты, поскольку в любом случае договаривающиеся стороны не имеют полной свободы устанавливать неопределенно длительный срок оплаты. Особенно рискованным является положение, согласно которому срок начинает течь «со дня получения счета-фактуры», если в договоре не указано, каким образом подтверждается получение.

Если счет-фактура доставляется в электронной форме, в договоре могут быть указаны соответствующий электронный адрес, лицо, ответственное за получение, и момент, когда счет-фактура считается доставленным. Когда правила электронного выставления счетов применяются к конкретным отношениям, метод выставления и доставки счетов должен соответствовать этим правилам.

Без четкого доказательства доставки векселя должник может утверждать, что срок платежа еще даже не начался.

Договор должен регулировать подтверждение исполнения

Кредитору недостаточно выполнить свое обязательство. В случае возникновения спора он должен быть в состоянии доказать, что он сделал, когда и в какой степени.

В зависимости от вида работы доказательствами могут быть:

• подписанная накладная
• протокол передачи
• подтверждение выполненной услуги
• заказ на работу
• ситуация со строительством
• отчет о проделанной работе
• подписанная спецификация
• электронная переписка
• подтверждение получения товара
• подтверждение подачи документации

В договоре должно быть определено, кто со стороны клиента уполномочен подтверждать исполнение. В противном случае может случиться так, что документ подпишет сотрудник, полномочия которого впоследствии будут оспорены другой стороной.

Например, товар может быть доставлен на склад надлежащим образом, но если накладная не подписана или из нее неясно, кто получил товар, клиент может впоследствии оспорить доставку. Затем кредитор должен доказать исполнение посредством переписки, свидетелей, транспортных документов или других косвенных доказательств.

При услугах, которые не оставляют ощутимого результата, особенно важно согласовать способ отчетности, утверждения отдельных этапов и фиксации дополнительных обращений клиентов.

Устные соглашения могут существовать, но их гораздо сложнее доказать. Поэтому любое существенное изменение объема, цены или срока должно быть подтверждено в письменной форме.

Жалобы должны быть урегулированы до возникновения спора.

Если в договоре не регламентирован претензионный порядок, клиент может впервые заявить о том, что его не устраивает качество работы, только после наступления срока оплаты счета.

Таким образом, в договоре должны быть указаны:

• срок подачи возражений
• способ подачи возражения
• информация, которую должна содержать жалоба
• доказательства, подтверждающие недостаток
• срок устранения обоснованного недостатка
• влияние жалобы на бесспорную часть законопроекта

Целью такого положения является не предотвращение обоснованной жалобы, а предотвращение использования неуказанных и необоснованных жалоб только как способа отсрочки платежа.

Например, если клиент использует поставленное программное решение в течение шести недель без жалоб и только после оплаты счета утверждает, что оно «работает не так, как ожидалось», четко согласованная процедура тестирования, передачи и сообщения о дефектах может иметь большую доказательную ценность.

Однако положения о претензиях должны быть адаптированы к типу договора и приведены в соответствие с законом. Юридически небезопасно просто заявлять, что молчание другой стороны в любой ситуации считается окончательным принятием работы.

Юридические последствия зависят от характера работы, поведения договаривающихся сторон, соответствующих правил и конкретной документации.

Проценты за просрочку платежа и штраф по договору — это не одно и то же.

Эти два института часто ошибочно приравнивают к деловым договорам.

Когда должник просрочивает выполнение финансового обязательства, помимо основной суммы долга, он также должен платить установленные законом проценты за просрочку, начисляемые со дня просрочки до дня платежа.

Договорная неустойка имеет иную функцию. Договор может быть заключен за неисполнение или нерегулярное выполнение неденежного обязательства, например, за задержку завершения работ, задержку поставки или нарушение обязательства конфиденциальности.

По правилам обязательственного права договорная неустойка не может быть установлен на денежное обязательство. Это означает, что положение, которое налагает на должника дополнительный «штраф» просто потому, что он не оплатил счет вовремя, может быть юридически несостоятельным.

В случае денежных обязательств защита в первую очередь достигается процентами за невыполнение обязательств, соответствующими средствами обеспечения, четко согласованными последствиями просрочки и своевременным ответом кредитора.

Средства обеспечения должны быть согласованы вовремя

Лучшее время для запроса залога — до начала бизнеса, а не после того, как должник уже перестал платить.

Выбор подходящего инструмента зависит от стоимости сделки, продолжительности сотрудничества, финансовой устойчивости партнеров, имеющихся активов и переговорной позиции договаривающихся сторон.

Предоплата

Аванс сразу уменьшает сумму, которую кредитору придется взыскать позже. Это особенно оправдано при новых клиентах, товарах на заказ, более высоких первоначальных затратах или работах, результат которых невозможно продать другому покупателю.

Однако аванс – это не то же самое, что первоначальный взнос. Их юридические последствия неодинаковы, поэтому в договоре должен быть четко указан характер полученной суммы.

Вексель

Вексель может предоставить кредитору более выгодную процессуальную позицию и обеспечить более эффективное возбуждение исполнительного производства по коммерческим требованиям, если он выдан надлежащим образом и подтверждающая документация в порядке. Однако его ценность не безгранична.

Простой вексель не создает имущество там, где его нет. Если у должника нет денег на счетах или иного имущества, на которое может быть осуществлено взыскание, даже правильно выданный вексель не гарантирует фактического взыскания.

Вот почему важно проверить:

• кто является эмитентом векселя
• кто уполномочен его подписывать
• имеется ли соответствующий вексельный орган
• к какому обязательству относится вексель
• при каких условиях его можно заполнить
• есть ли вексельный поручитель и какова его платежеспособность

Вексель должен быть частью более широкой стратегии безопасности, а не заменой комплексной проверки.

Поручительство

При поручительстве третье лицо обязуется исполнить обязательство должника на условиях, предусмотренных договором и законом.

Гарантия имеет реальную ценность только в том случае, если гарант имеет финансовые возможности. Гарантия владельца бизнеса без активов и регулярного дохода формально может существовать, но на практике она обеспечивает весьма ограниченную защиту.

Именно поэтому недостаточно проверить только основного должника. Также необходимо оценить лицо, дающее поручительство.

Особенно важно точно определить объем обязательства гаранта и выяснить, является ли оно обычной гарантией или гарантией плательщика. При обычном поручительстве кредитор, как правило, сначала обращается к основному должнику, а поручитель-плательщик отвечает перед кредитором как основной должник. Разница напрямую влияет на позицию кредитора и способ взыскания.

Банковская гарантия

Банковская гарантия может обеспечить высокий уровень защиты, особенно для сделок на крупные суммы. Ее преимущество в том, что банк берет на себя обязательство по оплате, согласно условиям гарантии.

Однако гарантия увеличивает стоимость работ и ее практическая ценность зависит от четко сформулированных условий расчета.

Вам следует внимательно проверить:

• сумма гарантии
• срок действия
• требования к отправке запроса
• документы, которые необходимо предоставить в банк
• причины, по которым банк может отклонить запрос

Залог и ипотека

Для более крупных требований можно рассмотреть обеспечение залогом движимого имущества, прав или требований или ипотекой недвижимости.

Прежде чем принять такое обеспечение, необходимо проверить право собственности, наличие обременений, очередность кредиторов и реальную рыночную стоимость объекта обеспечения.

Активы, которые уже служат обеспечением для ряда кредиторов, могут иметь значительно меньшую практическую ценность, чем кажется на первый взгляд.

Признание долга

Письменное признание долга может иметь значительную доказательную силу, особенно если оно четко содержит основание, сумму и срок погашения обязательства.

Это может быть важно и с точки зрения срока исковой давности, поскольку признание долга на законных условиях может привести к прекращению срока исковой давности и началу ее нового течения.

Однако не каждое признание долга является документом, автоматически подлежащим исполнению.

Обычно подписанное заявление должника может быть веским доказательством, но для непосредственного осуществления исполнения должен иметься документ, соответствующий требованиям, установленным законом. Закон об исполнительном производстве и обеспечении определяет, какие документы могут служить основанием для немедленного исполнения.

Поэтому необходимо различать:

• доказательство наличия долга
• Юридические последствия признания исковой давности
• возможность немедленного возбуждения исполнительного производства

Простой формулировки в договоре о том, что документ является документом, подлежащим исполнению, недостаточно, если не соблюдены требования законодательства.

Предусмотрите приостановление исполнения и досрочное наступление срока платежа

Кредиторы зачастую продолжают поставлять товары или оказывать услуги даже тогда, когда партнер уже имеет задолженность. Таким образом они пытаются спасти клиента, но в то же время увеличивают собственную засветку.

В договоре может быть предусмотрено право кредитора приостановить дальнейшее исполнение, если должник:

• опоздать с оплатой на определенное количество дней
• не оплачивать один или несколько взносов
• не может предоставить предусмотренные договором средства обеспечения безопасности
• превышает утвержденный кредитный лимит
• вступает в блокаду
• значительно ухудшить свое финансовое положение

При рассрочке платежа также можно учитывать досрочное погашение оставшейся задолженности в случае неуплаты должником одного или нескольких причитающихся обязательств.

Такие положения должны быть четко написаны, соразмерны и адаптированы к характеру конкретного бизнеса.

Ограничьте размер непогашенной задолженности

Долгосрочное сотрудничество часто приводит к ослаблению внутреннего контроля.

Новые поставки утверждаются для клиента, даже если предыдущие счета не были оплачены. Долг постепенно растет, и кредитор практически становится неформальным кредитором без надлежащего анализа рисков и адекватного обеспечения.

Договор или внутренние бизнес-правила могут определять:

• максимальная сумма открытого долга
• максимальное количество неоплаченных счетов
• автоматическая приостановка новых поставок
• обязательная предоплата после первой серьезной задержки
• периодическая сверка открытых позиций
• обязанность предоставить дополнительные средства безопасности

Деловые отношения не должны прекращаться из-за каждой небольшой задержки. Однако продолжение безлимитных поставок партнеру-неплательщику не сохраняет сотрудничество, а, скорее, принимает на себя возрастающие риски.

Урегулируйте вручение уведомлений и юрисдикцию до возникновения спора

В договоре должна быть указана юрисдикция, в которой такое соглашение разрешено, а также адреса, по которым должны быть доставлены счета, уведомления и другие уведомления.

Важно отредактировать:

• адрес места доставки
• соответствующие адреса электронной почты
• обязательство сообщать об изменении данных
• лицо, ответственное за прием документации
• момент, когда уведомление считается доставленным

В случае международных деловых отношений необходимо дополнительно учитывать применимое право, компетентный суд, возможность арбитража и исполнения решения в другой стране.

Арбитраж не становится автоматически лучше, быстрее или дешевле. Его обоснование зависит от ценности работы, международного элемента и сложности конкретных отношений.

Наиболее распространённые ошибки, затрудняющие взыскание

Проблема с биллингом обычно возникает не из-за одной большой ошибки, а из-за серии более мелких ошибок:

• договор подписан лицом, полномочия которого не проверены
• предмет договора описан недостаточно точно
• срок оплаты четко не определен
• нет подтверждения доставки счета-фактуры
• поставка не подтверждена накладной или записью
• дополнительные работы согласовываются устно
• срока для подачи жалобы нет
• кредитор продолжает поставки, несмотря на накопившуюся задолженность
• вексель принимается без надлежащей подтверждающей документации
• финансовая состоятельность гаранта не проверена
• залог требуется только после возникновения долга
• слишком долго ждать, чтобы отправить первое предупреждение

Ни одна из этих ошибок сама по себе не исключает выставления счетов. Однако каждый из них увеличивает простор для споров, удлиняет процедуру и ослабляет переговорную позицию кредитора. Если задолженность уже наступила, дальнейшие действия зависят от имеющейся документации, финансового положения должника и выбора подходящей процедуры взыскания претензий с компании.

Контрольный список перед подписанием договора

Перед началом работы проверьте:

Правильно ли указана другая договаривающаяся сторона и подписан ли договор уполномоченным лицом?

Достаточно ли точно описаны товары, услуги или работы?

Ясна ли цена, способ расчета и условия оплаты?

Есть ли надежное подтверждение получения?

Как подтверждается, что обязательство исполнено надлежащим образом?

Кто имеет право подписывать накладную, акт или подтверждение исполнения?

В какой срок и каким образом другая сторона может подать жалобу?

Что будет, если должник просрочит оплату?

Был ли заключен договор на подходящие средства безопасности?

Когда кредитор может приостановить дальнейшие поставки и существует ли максимально допустимая сумма открытого долга?

Четко ли регламентированы юрисдикция и способ доставки?

Проблему неоплаты следует предотвращать до наступления срока платежа

Договор на качество – это не административная формальность и не документ, который следует открывать только в случае возникновения спора. Это инструмент управления бизнес-рисками.

Хорошо организованные деловые отношения могут существенно снизить вероятность того, что должник оспорит обязательство, ссылается на неясную документацию или продолжит без последствий увеличивать долг.

Чтобы не допустить проблем с биллингом, необходимо проверить партнера перед началом работы, точно определить предмет и цену, организовать способ подтверждения исполнения, установить четкие сроки и выбрать средство обеспечения, соответствующее конкретному риску.

Общая форма договора редко может одинаково хорошо защитить продавца товаров, подрядчика, консультанта и поставщика цифровых услуг. Эти положения должны быть адаптированы к виду бизнеса, стоимости сделки, способу платежа, имеющимся активам должника и реальной переговорной позиции договаривающихся сторон.

Поэтому юридическая проверка договора перед его подписанием обычно проще и дешевле, чем последующая попытка взыскания претензии, вытекающей из неполного, неясного или недостаточно обеспеченного договора.

Юрист может помочь заранее распознать риски конкретного бизнеса, адаптировать условия договора к реальным деловым отношениям и выбрать средство обеспечения безопасности, имеющее практическое, а не только формальное значение.

Часто задаваемые вопросы

Гарантирует ли правильно составленный договор оплату?

Нет. Договор не может гарантировать, что у должника будут средства или активы, из которых кредитор сможет получить взыскание. Однако это может снизить риск, облегчить доказательство задолженности и улучшить положение кредитора в процессе взыскания задолженности.

Каков наилучший способ обеспечения безопасности платежей?

Не существует одного лучшего инструмента для каждой работы. Выбор зависит от стоимости договора, финансовых возможностей партнеров, продолжительности сотрудничества, имеющихся активов и переговорной позиции сторон.

Является ли вексель достаточной защитой для кредитора?

Не обязательно. Простой вексель может способствовать возбуждению исполнительного производства, но не создает актива, из которого можно взыскать долг. Его практическая ценность зависит от правильности документации и фактической способности должника или вексельного поручителя урегулировать обязательство.

Можно ли договориться о штрафе за просрочку платежа?

Договорная неустойка не может быть согласована за неисполнение денежного обязательства. В случае просрочки платежа применяются правила о пенях за просрочку и другие разрешенные средства защиты кредитора.

Когда следует приостановить дальнейшие поставки клиенту, просрочившему оплату?

Это зависит от договора, продолжительности просрочки, суммы долга и оценки рисков. Когда партнер превышает согласованный лимит, не соблюдает согласованный план платежей или наблюдаются признаки серьезной неплатежеспособности, продолжение поставок без дополнительного обеспечения может неоправданно увеличить убытки кредитора.

Этот текст носит информативный характер и не представляет собой юридическую консультацию для конкретных деловых отношений.