Kako sprečiti problem naplate već prilikom potpisivanja ugovora

Roba je isporučena, usluga pružena, a račun uredno izdat. Rok za plaćanje je istekao, ali novac nije uplaćen. Poslovni partner najpre traži dodatno vreme, zatim prestaje da odgovara, a na kraju počinje da osporava kvalitet, količinu ili obim izvršenog posla.

U tom trenutku poverilac obično počinje da razmišlja o opomeni, tužbi ili naplati potraživanja kroz parnični ili izvršni postupak. Međutim, problem sa naplatom često nije nastao tek kada je račun dospeo. Nastao je ranije, kada je posao prihvaćen bez ozbiljne provere partnera, kada ugovor nije dovoljno precizno definisao obaveze ili kada nisu ugovoreni odgovarajući mehanizmi zaštite.

Dobar ugovor ne može garantovati da će svaki dužnik platiti. Može, ipak, znatno smanjiti rizik nenaplate, ograničiti mogućnost naknadnog osporavanja duga, olakšati dokazivanje potraživanja i poboljšati položaj poverioca ako naplata postane prinudna.

Zbog toga sprečiti problem naplate ne znači samo predvideti šta će se dogoditi kada dužnik zakasni. To znači urediti ceo poslovni odnos tako da se rizici prepoznaju i ograniče pre isporuke robe, izvođenja radova ili pružanja usluge.

Provera poslovnog partnera prethodi ugovoru

Ugovorna zaštita počinje pre potpisivanja ugovora.

Pre ulaska u značajniji poslovni odnos potrebno je proveriti osnovne podatke o potencijalnom partneru. To podrazumeva proveru registracije, zastupnika, statusnih promena, javno dostupnih finansijskih izveštaja i podataka o tome da li se poslovni partner nalazi u evidenciji dužnika u prinudnoj naplati Narodne banke Srbije.

Takva provera ne daje konačnu procenu platežne sposobnosti. Ipak, može pokazati da li postoje ozbiljni razlozi za oprez.

Posebnu pažnju treba obratiti kada poslovni partner:

• traži neuobičajeno dug rok plaćanja
• odbija da dostavi osnovne podatke o poslovanju
• ne želi da ponudi sredstvo obezbeđenja
• često menja poslovne podatke, zastupnike ili povezana društva
• insistira da posao započne bez pisane dokumentacije
• traži novu isporuku iako prethodne obaveze nisu izmirene

Činjenica da je privredno društvo formalno registrovano ne dokazuje da ono ima dovoljno sredstava ili imovine za izmirenje budućih obaveza.

Provera partnera zato nije izraz nepoverenja, već deo odgovornog upravljanja poslovnim rizikom.

Predmet ugovora mora biti precizno određen

Jedan od najčešćih razloga zbog kojih dužnik osporava račun jeste tvrdnja da roba, usluga ili izvedeni radovi nisu odgovarali dogovoru.

Takav prigovor je mnogo lakše istaći kada ugovor sadrži samo opšte formulacije, poput „pružanje konsultantskih usluga“, „izvođenje dogovorenih radova“ ili „isporuka potrebne robe“.

Ugovor bi trebalo da odredi:

• šta se tačno isporučuje ili izvršava
• u kojoj količini i obimu
• prema kojoj ponudi, specifikaciji ili projektu
• u kom roku
• koje standarde kvaliteta treba ispuniti
• ko je ovlašćen da primi robu ili potvrdi izvršenje
• na koji način se evidentiraju izmene početnog dogovora

Kod složenijih poslova ponuda, tehnička specifikacija, narudžbenica, projektni zadatak ili plan aktivnosti treba da budu povezani sa ugovorom i jasno označeni kao njegovi sastavni delovi.

Na primer, ako je ugovoreno „održavanje informacionog sistema“, a nije određeno koje usluge ulaze u mesečnu naknadu, klijent kasnije može tvrditi da su dodatne intervencije već bile obuhvaćene cenom. Ako su obim usluge, broj sati i način odobravanja dodatnog rada precizno uređeni, prostor za takav spor je znatno manji.

Što je obaveza određenija, manji je prostor da se po dospelosti računa naknadno otvara pitanje šta je zapravo bilo ugovoreno.

Cena i rok plaćanja ne smeju ostati neodređeni

Formulacije poput „plaćanje po završetku posla“, „plaćanje prema dogovoru“ ili „cena će biti naknadno utvrđena“ mogu stvoriti ozbiljne probleme.

Ugovor treba jasno da odredi iznos cene ili metod njenog obračuna. Takođe treba navesti da li cena obuhvata poreze, troškove prevoza, materijal, putne troškove i druge prateće izdatke.

Jednako je važan i precizan rok plaćanja.

Ugovor može predvideti:

• plaćanje avansa
• plaćanje po izvršenim fazama
• plaćanje u ratama
• plaćanje određenog broja dana od izdavanja ili prijema računa
• plaćanje nakon potpisivanja zapisnika
• zadržavanje dela naknade do konačne primopredaje

Kod komercijalnih transakcija treba voditi računa i o zakonskim pravilima o rokovima izmirenja novčanih obaveza, jer ugovorne strane nemaju potpunu slobodu da u svakom slučaju odrede neograničeno dug rok plaćanja. Posebno je rizična odredba prema kojoj rok počinje da teče „od dana prijema računa“ ako ugovor ne određuje kako se prijem dokazuje.

Ako se račun dostavlja elektronskim putem, ugovor može odrediti relevantnu elektronsku adresu, lice zaduženo za prijem i trenutak kada se smatra da je račun dostavljen. Kada se na konkretan odnos primenjuju propisi o elektronskom fakturisanju, način izdavanja i dostavljanja računa mora biti usklađen sa tim propisima.

Bez jasnog dokaza o dostavljanju računa dužnik može tvrditi da rok plaćanja nije ni počeo da teče.

Ugovor mora urediti dokazivanje izvršenja

Nije dovoljno da poverilac izvrši svoju obavezu. U slučaju spora mora biti sposoban i da dokaže šta je izvršio, kada i u kom obimu.

U zavisnosti od vrste posla, dokaz mogu predstavljati:

• potpisana otpremnica
• primopredajni zapisnik
• potvrda o izvršenoj usluzi
• radni nalog
• građevinska situacija
• izveštaj o realizovanim aktivnostima
• potpisana specifikacija
• elektronska prepiska
• potvrda o prijemu robe
• dokaz o dostavljanju dokumentacije

Ugovor bi trebalo da odredi ko je na strani naručioca ovlašćen da potvrdi izvršenje. U suprotnom se može dogoditi da dokument potpiše zaposleni čija ovlašćenja druga strana kasnije osporava.

Na primer, roba može biti uredno dopremljena u magacin, ali ako otpremnica nije potpisana ili iz nje nije jasno ko je robu primio, kupac kasnije može osporavati isporuku. Poverilac tada mora da dokazuje izvršenje preko prepiske, svedoka, transportne dokumentacije ili drugih posrednih dokaza.

Kod usluga koje ne ostavljaju opipljiv rezultat posebno je važno ugovoriti način izveštavanja, odobravanja pojedinih faza i evidentiranja dodatnih zahteva klijenta.

Usmeni dogovori mogu postojati, ali ih je znatno teže dokazivati. Zato bi svaku značajniju izmenu obima, cene ili roka trebalo potvrditi pisanim putem.

Reklamacije treba urediti pre nego što nastane spor

Ako ugovor ne uređuje postupak reklamacije, naručilac može tek nakon dospelosti računa prvi put tvrditi da nije zadovoljan kvalitetom posla.

Zbog toga ugovorom treba odrediti:

• rok za dostavljanje prigovora
• način na koji se prigovor podnosi
• podatke koje prigovor mora da sadrži
• dokaze kojima se nedostatak potkrepljuje
• rok za otklanjanje opravdanog nedostatka
• uticaj reklamacije na nesporni deo računa

Cilj ovakve klauzule nije da onemogući opravdanu reklamaciju, već da spreči da se neodređeni i neobrazloženi prigovori koriste samo kao način odlaganja plaćanja.

Na primer, ako klijent šest nedelja koristi isporučeno softversko rešenje bez primedbi, a tek nakon dospelosti računa tvrdi da ono „ne funkcioniše kako je očekivano“, jasno ugovoren postupak testiranja, primopredaje i prijave nedostataka može imati veliki dokazni značaj.

Odredbe o reklamaciji ipak moraju biti prilagođene vrsti ugovora i usklađene sa zakonom. Nije pravno bezbedno jednostavno navesti da se ćutanje druge strane u svakoj situaciji smatra konačnim prihvatanjem rada.

Pravno dejstvo zavisi od prirode posla, ponašanja ugovornih strana, relevantnih propisa i konkretne dokumentacije.

Zatezna kamata i ugovorna kazna nisu isto

Ova dva instituta se u poslovnim ugovorima često pogrešno izjednačavaju.

Kada dužnik zakasni sa ispunjenjem novčane obaveze, pored glavnice duguje i zakonsku zateznu kamatu, obračunatu od dana nastanka docnje do dana isplate.

Ugovorna kazna ima drugačiju funkciju. Ona se može ugovoriti za neispunjenje ili neuredno ispunjenje nenovčane obaveze, na primer za kašnjenje u završetku radova, kašnjenje u isporuci ili povredu obaveze čuvanja poverljivosti.

Prema pravilima obligacionog prava, ugovorna kazna ne može biti ugovorena za novčanu obavezu. To znači da odredba kojom se dužniku određuje dodatna „kazna“ samo zato što nije na vreme platio račun može biti pravno neodrživa.

Kod novčanih obaveza zaštita se prvenstveno postiže zateznom kamatom, odgovarajućim sredstvima obezbeđenja, jasno ugovorenim posledicama docnje i pravovremenim reagovanjem poverioca.

Sredstva obezbeđenja treba ugovoriti na vreme

Najbolje vreme za traženje sredstva obezbeđenja jeste pre početka posla, a ne nakon što dužnik već prestane da plaća.

Odgovarajući instrument zavisi od vrednosti posla, trajanja saradnje, finansijske snage partnera, dostupne imovine i pregovaračke pozicije ugovornih strana.

Avans

Avans neposredno smanjuje iznos koji će poverilac kasnije morati da naplati. Posebno je opravdan kod novih klijenata, robe izrađene po narudžbini, većih početnih troškova ili poslova kod kojih rezultat nije moguće prodati drugom kupcu.

Ipak, avans nije isto što i kapara. Njihove pravne posledice nisu jednake, pa ugovor mora jasno navesti prirodu primljenog iznosa.

Menica

Menica može poveriocu pružiti povoljniji procesni položaj i omogućiti efikasnije pokretanje izvršnog postupka za privredna potraživanja ako je pravilno izdata i ako je prateća dokumentacija uredna. Njena vrednost, međutim, nije neograničena.

Menica ne stvara imovinu tamo gde je nema. Ako dužnik nema novca na računima niti druge imovine iz koje se izvršenje može sprovesti, ni pravilno izdata menica ne garantuje stvarnu naplatu.

Zbog toga je važno proveriti:

• ko je izdavalac menice
• ko je ovlašćen da je potpiše
• da li postoji odgovarajuće menično ovlašćenje
• na koju se obavezu menica odnosi
• pod kojim uslovima se može popuniti
• da li postoji menični jemac i kakva je njegova platežna sposobnost

Menica treba da bude deo šire strategije obezbeđenja, a ne zamena za proveru dužnika.

Jemstvo

Kod jemstva se treće lice obavezuje da će ispuniti obavezu dužnika pod uslovima određenim ugovorom i zakonom.

Jemstvo ima stvarnu vrednost samo ako je jemac finansijski sposoban. Jemstvo vlasnika firme bez imovine ili redovnih prihoda može formalno postojati, ali praktično pružati veoma ograničenu zaštitu.

Zato nije dovoljno proveriti samo glavnog dužnika. Treba proceniti i lice koje daje jemstvo.

Posebno je važno precizno odrediti obim obaveze jemca i razjasniti da li se radi o običnom jemstvu ili o jemstvu platca. Kod običnog jemstva poverilac se, po pravilu, najpre obraća glavnom dužniku, dok jemac platac odgovara poveriocu kao glavni dužnik. Razlika neposredno utiče na položaj poverioca i način naplate.

Bankarska garancija

Bankarska garancija može pružiti visok nivo zaštite, naročito kod poslova velike vrednosti. Njena prednost je u tome što obavezu plaćanja, pod uslovima iz garancije, preuzima banka.

Međutim, garancija povećava troškove posla i njena praktična vrednost zavisi od precizno formulisanih uslova za naplatu.

Treba pažljivo proveriti:

• iznos garancije
• rok važenja
• uslove za podnošenje zahteva
• dokumentaciju koju treba dostaviti banci
• razloge zbog kojih banka može odbiti zahtev

Zaloga i hipoteka

Kod većih potraživanja moguće je razmotriti obezbeđenje zalogom na pokretnim stvarima, pravima ili potraživanjima, odnosno hipotekom na nepokretnosti.

Pre prihvatanja ovakvog obezbeđenja potrebno je proveriti vlasništvo, postojeće terete, prvenstveni red poverilaca i realnu tržišnu vrednost predmeta obezbeđenja.

Imovina koja već služi kao obezbeđenje većem broju poverilaca može imati znatno manju praktičnu vrednost nego što se na prvi pogled čini.

Priznanje duga

Pisano priznanje duga može imati značajnu dokaznu vrednost, posebno ako jasno sadrži osnov, iznos i dospelost obaveze.

Ono može biti važno i sa stanovišta zastarelosti, jer priznanje duga pod zakonskim uslovima može dovesti do prekida zastarelosti i početka njenog novog toka.

Ipak, nije svako priznanje duga automatski izvršna isprava.

Obično potpisana izjava dužnika može predstavljati snažan dokaz, ali za neposredno sprovođenje izvršenja mora postojati isprava koja ispunjava zakonom propisane uslove. Koje isprave mogu predstavljati osnov za neposredno izvršenje uređuje Zakon o izvršenju i obezbeđenju.

Zbog toga treba razlikovati:

• dokaz da dug postoji
• pravno dejstvo priznanja na zastarelost
• mogućnost neposrednog pokretanja izvršnog postupka

Sama formulacija u ugovoru da dokument predstavlja izvršnu ispravu nije dovoljna ako nisu ispunjeni zakonski uslovi.

Predvidite obustavu isporuke i prevremenu dospelost

Poverioci često nastavljaju da isporučuju robu ili pružaju usluge i kada partner već kasni sa plaćanjem. Na taj način pokušavaju da sačuvaju klijenta, ali istovremeno povećavaju sopstvenu izloženost.

Ugovor može predvideti pravo poverioca da obustavi dalje izvršenje ako dužnik:

• zakasni sa plaćanjem određeni broj dana
• ne izmiri jednu ili više rata
• ne dostavi ugovoreno sredstvo obezbeđenja
• prekorači odobreni kreditni limit
• uđe u blokadu
• značajno pogorša svoju finansijsku poziciju

Kod plaćanja na rate može se razmotriti i ugovaranje prevremene dospelosti preostalog duga ako dužnik ne plati jednu ili više dospelih obaveza.

Takve klauzule moraju biti jasno napisane, srazmerne i prilagođene prirodi konkretnog posla.

Ograničite iznos otvorenog duga

Dugogodišnja saradnja često dovodi do popuštanja interne kontrole.

Kupcu se odobravaju nove isporuke iako prethodni računi nisu plaćeni. Dug postepeno raste, a poverilac praktično postaje neformalni kreditor bez odgovarajuće analize rizika i adekvatnog obezbeđenja.

Ugovorom ili internim pravilima poslovanja može se odrediti:

• maksimalni iznos otvorenog duga
• maksimalni broj neplaćenih računa
• automatska obustava novih isporuka
• obavezan avans nakon prvog ozbiljnijeg kašnjenja
• periodično usaglašavanje otvorenih stavki
• obaveza dostavljanja dodatnog sredstva obezbeđenja

Poslovni odnos ne treba prekidati zbog svakog kratkog kašnjenja. Ipak, nastavak neograničenih isporuka partneru koji ne plaća nije očuvanje saradnje, već preuzimanje sve većeg rizika.

Uredite dostavljanje i nadležnost pre nego što nastane spor

Ugovor bi trebalo da odredi sudsku nadležnost kada je takav sporazum dopušten, kao i adrese na koje se dostavljaju računi, opomene i druga obaveštenja.

Važno je urediti:

• adresu sedišta za dostavljanje
• relevantne elektronske adrese
• obavezu prijavljivanja promene podataka
• lice zaduženo za prijem dokumentacije
• trenutak kada se obaveštenje smatra dostavljenim

Kod međunarodnih poslovnih odnosa potrebno je dodatno razmotriti merodavno pravo, nadležni sud, mogućnost arbitraže i izvršenje odluke u drugoj državi.

Arbitraža nije automatski bolja, brža ili jeftinija. Njena opravdanost zavisi od vrednosti posla, međunarodnog elementa i složenosti konkretnog odnosa.

Najčešće greške koje otežavaju naplatu

Problem sa naplatom najčešće ne nastaje zbog jedne velike greške, već zbog niza manjih propusta:

• ugovor potpisuje lice čije ovlašćenje nije provereno
• predmet ugovora nije dovoljno precizno opisan
• rok plaćanja nije jasno određen
• ne postoji dokaz o dostavljanju računa
• isporuka nije potvrđena otpremnicom ili zapisnikom
• dodatni radovi ugovaraju se usmeno
• ne postoji rok za podnošenje reklamacije
• poverilac nastavlja isporuke uprkos nagomilanom dugu
• menica se prima bez pravilne prateće dokumentacije
• finansijska sposobnost jemca nije proverena
• sredstvo obezbeđenja se traži tek nakon nastanka duga
• predugo se čeka sa slanjem prve opomene

Nijedna od ovih grešaka ne mora sama po sebi onemogućiti naplatu. Međutim, svaka povećava prostor za spor, produžava postupak i slabi pregovaračku poziciju poverioca. Ako je dug već dospeo, naredni koraci zavise od raspoložive dokumentacije, finansijskog stanja dužnika i izbora odgovarajućeg postupka za naplatu potraživanja od privrednog društva.

Kontrolna lista pre potpisivanja ugovora

Pre nego što započnete posao, proverite:

Da li je druga ugovorna strana pravilno identifikovana i da li ugovor potpisuje ovlašćeno lice?

Da li su roba, usluga ili radovi dovoljno precizno opisani?

Da li su cena, način obračuna i rok plaćanja jasni?

Da li postoji pouzdan dokaz o dostavljanju računa?

Kako se potvrđuje da je obaveza uredno izvršena?

Ko je ovlašćen da potpiše otpremnicu, zapisnik ili potvrdu o izvršenju?

U kom roku i na koji način druga strana može da podnese reklamaciju?

Šta se događa ako dužnik zakasni sa plaćanjem?

Da li je ugovoreno odgovarajuće sredstvo obezbeđenja?

Kada poverilac može da obustavi dalje isporuke i da li postoji maksimalni dozvoljeni iznos otvorenog duga?

Da li su nadležnost i način dostavljanja jasno uređeni?

Problem naplate sprečava se pre nego što račun dospe

Kvalitetan ugovor nije administrativna formalnost niti dokument koji treba otvoriti tek kada nastane spor. On je instrument upravljanja poslovnim rizikom.

Dobro uređen poslovni odnos može znatno smanjiti mogućnost da dužnik osporava obavezu, poziva se na nejasnu dokumentaciju ili nastavlja da uvećava dug bez posledica.

Da bi se sprečili problemi sa naplatom, potrebno je pre početka posla proveriti partnera, precizno definisati predmet i cenu, urediti način dokazivanja izvršenja, odrediti jasne rokove i izabrati sredstvo obezbeđenja koje odgovara konkretnom riziku.

Generički obrazac ugovora retko može jednako dobro zaštititi prodavca robe, izvođača radova, konsultanta i pružaoca digitalnih usluga. Klauzule treba prilagoditi vrsti posla, vrednosti transakcije, načinu plaćanja, raspoloživoj imovini dužnika i realnoj pregovaračkoj poziciji ugovornih strana.

Zbog toga je pravna provera ugovora pre potpisivanja najčešće jednostavnija i jeftinija od naknadnog pokušaja da se naplati potraživanje nastalo na osnovu nepotpunog, nejasnog ili neadekvatno obezbeđenog ugovora.

Advokat može pomoći da se rizici konkretnog posla prepoznaju unapred, da se ugovorne klauzule prilagode stvarnom poslovnom odnosu i da se izabere sredstvo obezbeđenja koje ima praktičnu, a ne samo formalnu vrednost.

Najčešća pitanja

Da li dobro sastavljen ugovor garantuje naplatu?

Ne. Ugovor ne može garantovati da će dužnik imati sredstva ili imovinu iz koje se poverilac može naplatiti. Može, međutim, smanjiti rizik, olakšati dokazivanje duga i poboljšati položaj poverioca u postupku naplate.

Koje je najbolje sredstvo obezbeđenja plaćanja?

Ne postoji jedno najbolje sredstvo za svaki posao. Izbor zavisi od vrednosti ugovora, finansijske sposobnosti partnera, trajanja saradnje, dostupne imovine i pregovaračke pozicije stranaka.

Da li je menica dovoljna zaštita poverioca?

Ne nužno. Menica može olakšati pokretanje izvršnog postupka, ali ne stvara imovinu iz koje se dug može naplatiti. Njena praktična vrednost zavisi od pravilnosti dokumentacije i stvarne sposobnosti dužnika ili meničnog jemca da izmiri obavezu.

Može li se ugovorna kazna ugovoriti zbog kašnjenja sa plaćanjem?

Ugovorna kazna ne može se ugovoriti za neispunjenje novčane obaveze. Kod kašnjenja sa plaćanjem primenjuju se pravila o zateznoj kamati i druga dozvoljena sredstva zaštite poverioca.

Kada treba obustaviti dalje isporuke kupcu koji kasni sa plaćanjem?

To zavisi od ugovora, trajanja kašnjenja, visine duga i procene rizika. Kada partner prekorači ugovoreni limit, ne poštuje dogovoreni plan plaćanja ili postoje znaci ozbiljne nelikvidnosti, nastavak isporuka bez dodatnog obezbeđenja može neopravdano povećati gubitak poverioca.

Ovaj tekst ima informativni karakter i ne predstavlja pravni savet za konkretan poslovni odnos.