Основные договоры, которые необходимы каждой компании в Сербии

Многие владельцы бизнеса начинают серьезно задумываться о договорах только тогда, когда клиент не оплачивает счет, поставщик опаздывает с поставкой, сотрудник уходит к конкуренту или возникает конфликт между деловыми партнерами.

Тогда зачастую оказывается, что договор не был заключен, скачан из Интернета, недостаточно указаны ключевые обязательства или документ не соответствует тому, как фактически выполняются работы.

Наиболее важные договоры, которые должна иметь каждая компания, не одинаковы для каждой компании. Их выбор зависит от вида деятельности, бизнес-модели, количества учредителей, сотрудников, клиентов и поставщиков, метода продаж, использования офисных помещений и типа активов или данных, которыми располагает компания.

Хороший договор не гарантирует, что спор никогда не возникнет. Его ценность заключается в том, что он заранее оговаривает обязательства, распределяет риски и уменьшает возможности для различных интерпретаций. Основные правила заключения, действия, исполнения и расторжения договора регулируются Обязательственно-правовым законом.

Должны ли все компании иметь одинаковые договоры?

Не существует универсального пакета договоров, одинаково подходящего для ресторана, строительной компании, IT-компании, маркетингового агентства и ритейлера.

Компания без сотрудников не имеет таких же потребностей, как компания с пятьюдесятью сотрудниками. Компания, разрабатывающая программное обеспечение, должна более тщательно организовывать авторские права, лицензии и доступ к исходному коду. Торговец, ведущий бизнес с потребителями, должен учитывать правила защиты прав потребителей, а компания-производитель будет уделять больше внимания качеству товара, срокам доставки и ответственности поставщика.

Именно поэтому полезнее разделить договоры на две группы:

• договоры, которые должна учитывать почти каждая компания
• договоры, которые зависят от вида деятельности, технологии и конкретной бизнес-модели

Договоры, которые следует учитывать почти каждому бизнесу

Соглашение между учредителями и деловыми партнерами

Учредительный акт является основным документом хозяйственного общества, однако его зачастую недостаточно для детального регулирования реальных отношений между учредителями. Подробнее об учредительном акте, полномочиях директора и юридических рисках в многочленной компании читайте в руководстве по основанию ООО в Сербии.

Специальным соглашением между участниками общества могут быть определены:

• кто принимает ключевые решения
• каковы полномочия директора
• как распределяется прибыль
• что происходит, когда требуются дополнительные инвестиции
• при каких условиях участник может покинуть компанию
• как решить затор в принятии решений
• что произойдет в случае смерти, недееспособности или нарушения обязательств одного партнера

Такое соглашение должно быть гармонизировано с уставом и обязательными нормами корпоративного права. Он в первую очередь регулирует отношения между своими контрагентами и не может самостоятельно изменять правовое положение компании по отношению к третьим лицам.

Типичная ошибка — полагаться на устную договоренность между друзьями или родственниками, которые вместе начинают бизнес. Пока компания растет и успешно работает, такого соглашения может показаться достаточным. Проблема возникает, когда у партнеров больше нет одинаковых интересов или когда один из них хочет продать свою долю.

Именно поэтому отношения между участниками должны налаживаться при стабильном сотрудничестве, а не только тогда, когда конфликт уже возник.

Подробнее об этой теме вы можете прочитать в статьях о создании ООО и регулировании отношений между партнерами по бизнесу.

Договоры с клиентами и заказчиками

Договор с клиентом должен четко отвечать на четыре основных вопроса:

• что должна делать фирма
• в какие сроки
• по какой цене
• что произойдет, если одна из сторон не выполнит свои обязательства

Такие формулировки, как «маркетинговые услуги», «разработка приложений» или «бизнес-консалтинг» зачастую недостаточны без описания объема работ, условий и способов приемки выполненной услуги.

В документе должны быть указаны предмет работы, цена, сроки, способ оплаты, претензии, ответственность, расторжение и разрешение споров.

Примером может служить компания, которая заказывает создание веб-сайта, но не указывает, сколько исправлений включено в цену, кто поставляет контент и когда работа считается завершенной. Без этих положений простое деловое разногласие легко перерастает в спор о дополнительных работах и ​​оплате.

Взаимное соответствие договоров, предложений, счетов и электронных сообщений заслуживает особого внимания. Если в предложении оговорено одно условие, в договоре — другое, а в счете — третье, то компания сама создает неясность, которую потом будет сложно объяснить.

Сопутствующие темы – сбор претензий от компании и правовые последствия расторжения договора.

Договоры с поставщиками

Деятельность компании часто зависит от упорядоченной и своевременной доставки товаров, материалов, оборудования или услуг.

Именно поэтому договор с поставщиком должен содержать не только цену и наименование товара. Необходимо указать качество, количество, сроки поставки, получение, рекламации, ответственность за дефекты и последствия задержки.

Ключевые вопросы:

• каким характеристикам должен соответствовать товар или услуга
• как осуществляется контроль качества
• как быстро поставщик должен заменить бракованный товар
• что произойдет, если задержка приведет к сбою в работе бизнеса
• имеет ли компания право на прекращение деятельности из-за неоднократных нарушений

Договорная неустойка может быть полезна при неденежных обязательствах, например, задержках поставок, завершения работ или получения определенного результата. Не предусмотрено обязательство по уплате самого денежного долга, где последствия просрочки регулируются другими механизмами, включая проценты за просрочку.

Самым большим недостатком устных соглашений с поставщиками является не всегда их юридическая сила, а подтверждение точного содержания соглашения при возникновении проблемы.

Трудовые договоры и документация по трудовому законодательству

Трудовой договор – это не простая формальность. Он регулирует основные права, обязанности и ответственность работника и работодателя.

Необходимо четко определить вид и описание работы, место работы, продолжительность работы, рабочее время, заработную плату, пробную работу и другие вопросы, имеющие отношение к конкретному месту работы.

В зависимости от характера работы должны быть приняты дополнительные меры:

• конфиденциальность
• использование оборудования
• права на результаты труда
• запрет конкуренции
• работа на дому и гибридная работа
• ответственность за нарушение трудовых обязанностей

Компания не может заменить все трудовые отношения трудовым договором или договором с предпринимателем только потому, что такая модель проще или дешевле. Юридическое название документа не имеет решающего значения, если фактический способ работы имеет признаки трудовых отношений.

Помимо трудового договора работодатель может быть обязан издать положения, решения, процедуры и другие внутренние акты. Именно поэтому документацию по трудовому праву следует рассматривать как единое целое.

Дополнительные пояснения могут быть связаны с текстами об испытательной работе, работе на дому и гибридной работе, а также расторжении трудовых договоров. Трудовой договор — это лишь часть более широкой документации, которую работодатель должен согласовать. Более подробно она описана в руководстве по трудовому законодательству для работодателей Сербии.

Договоры с внешними сотрудниками и консультантами

Внешнего сотрудника можно нанять для конкретного проекта, профессиональной услуги или конкретного результата.

В документе должны быть четко определены объем работ, сроки выполнения работ, вознаграждение, независимость сотрудников, ответственность, конфиденциальность и права на результаты работы.

Особое внимание следует уделить ситуациям, когда человек формально работает как самостоятельный работник, но на практике имеет фиксированный график работы, работает под непосредственным руководством, использует в основном оборудование клиента и интегрирован в его организацию труда.

Такие обстоятельства не означают автоматически наличие трудовых отношений, но они могут увеличить риск того, что компетентные органы или суд квалифицируют эти отношения в другом юридическом или налоговом смысле.

Практическое правило таково: содержание договора должно соответствовать реальному способу сотрудничества.

Договор аренды коммерческого помещения

Аренда офисных помещений часто представляет собой одно из крупнейших долгосрочных обязательств компании.

В договоре должны быть указаны продолжительность аренды, арендная плата, залог, накладные расходы, техническое обслуживание, приспособления, возможность сдачи в субаренду, аннулирование и возврат помещений.

Особенно важно организовать инвестиции арендатора. Фирма, которая инвестирует значительные средства в реконструкцию, не должна оставлять неясным, имеет ли она право на компенсацию, вывоз оборудования или срок аренды, достаточный для того, чтобы оправдать инвестиции.

Вам также следует проверить, можно ли использовать помещение для определенной деятельности и можно ли зарегистрировать штаб-квартиру компании по этому адресу.

Договоры, которые зависят от вида деятельности и бизнес-модели

Соглашение о конфиденциальности

Соглашение о неразглашении информации, или NDA, полезно, когда компания раскрывает закрытую информацию, имеющую коммерческую ценность, другой стороне.

Это могут быть прайс-листы, списки клиентов, техническая документация, исходный код, бизнес-планы или содержание переговоров.

Эффективное соглашение о неразглашении должно четко указывать:

• какая информация является конфиденциальной
• для каких целей их можно использовать
• кому они могут быть раскрыты
• как долго длится обязательство
• что происходит в случае травмы

Чрезмерно широкая формулировка, согласно которой «все остается конфиденциальным навсегда», автоматически не является лучшим решением. Положения должны быть достаточно точными, чтобы стороны знали, что защищается, а какое поведение является нарушением.

Соглашения об интеллектуальной собственности

Оплата дизайнеру, разработчику, фотографу или автору контента не означает автоматически, что бизнес приобрел все необходимые ему права.

В договоре должно быть указано, кто имеет право использовать, изменять, публиковать, воспроизводить или в дальнейшем переуступать результат работы.

Это особенно важно при:

• программное обеспечение
• дизайн
• фотография
• видео и аудио контент
• веб-сайт
• база данных
• бренд и торговая марка

Компания может, например, оплатить создание визуальной идентичности без документации, регламентирующей право на ее изменение или использование во всех носителях. Такое упущение обычно становится очевидным только тогда, когда фирма хочет изменить дизайн материалов или нанять другого подрядчика.

Сопутствующие темы: авторское право в Интернете и защита интеллектуальной собственности в секторе ИТ.

Договоры на программное обеспечение и ИТ-услуги

Практически каждый бизнес зависит от определенных информационных систем, даже если он не связан с технологиями.

Договоры с разработчиками, хостинг-провайдерами и поставщиками облачных услуг должны регулировать доступность системы, ее обслуживание, безопасность данных, резервное копирование, поддержку и отчетность об инцидентах.

Особенно важен сценарий выхода:

• может ли компания экспортировать свои данные
• кому принадлежит техническая документация
• есть ли доступ к исходному коду
• как перейти на другое решение
• как долго поставщик оказывает поддержку после окончания договора

Фирма может попасть в серьезную зависимость от одного поставщика, если заранее не предопределено, чем закончится сотрудничество.

Договоры на обработку персональных данных

Фирма может нанять бухгалтерское агентство, хостинг-провайдера, облачную платформу или службу электронной почты для обработки данных от ее имени.

В таких отношениях должны быть определены цель обработки, типы данных, меры защиты, привлечение субобработчиков, сообщение об инцидентах, а также удаление или возврат данных после прекращения сотрудничества.

Общего положения о защите данных недостаточно, если роль каждой стороны четко не определена.

Перед заключением договора необходимо ответить на следующие вопросы:

• кто определяет цель обработки
• кто действует по инструкции
• передаются ли данные другим лицам
• передаются ли данные в другие страны

Эту часть естественно можно связать с отдельным текстом о защите персональных данных в бизнесе.

Договоры о займах и обеспечении дебиторской задолженности

Кредиты между компаниями, учредителями или связанными лицами не должны оставаться на уровне неформальных денежных переводов.

В документе должна быть указана сумма, срок погашения, проценты, если они согласованы, последствия просрочки и средства обеспечения.

В зависимости от конкретных отношений может использоваться гарантия, залог, вексель или другие инструменты. Если должник не выполняет обязательство даже после наступления срока платежа, важность договора и залога становится особенно заметной в порядке исполнения хозяйственных требований.

Налоговые последствия также следует проверить со связанными сторонами. Сам договор не устраняет налоговый риск, если он не соответствует фактической сделке.

Соглашения с дистрибьюторами, представителями и посредниками

Компания, которая продает товары или услуги через других лиц, должна четко разграничить их роли.

Наиболее важные вопросы:

• территория
• эксклюзивность
• комиссия
• цели продаж
• использование бренда
• жалобы
• запрет конкуренции
• срок и прекращение сотрудничества

В случае международных отношений следует, в частности, определить применимое право, юрисдикцию суда или арбитража, язык договора, валюту платежа и возможность исполнения согласованных механизмов.

Этот раздел может быть связан с текстом о выборе между арбитражем и судебным разбирательством.

Общие условия ведения бизнеса

Компания, заключающая большое количество однотипных сделок, может стандартизировать часть договорных отношений через общие условия ведения бизнеса.

Они могут регулировать оплату, доставку, жалобы, ответственность и прекращение действия.

Однако недостаточно просто опубликовать их на сайте. Необходимо убедиться, что другая сторона о них осведомлена и что они правильно включены в конкретный договор.

В отношениях с потребителями применяются дополнительные правила, а нечеткие или несправедливые условия могут создавать проблемы независимо от того, включила ли компания их в свои условия.

Какой договор следует заключить в первую очередь?

Самый простой способ определить приоритеты — это посмотреть, где возникает наибольший риск.

Если у компании несколько учредителей, приоритетом является налаживание их взаимоотношений.

Если большая часть доходов поступает от оказания услуг, в первую очередь следует проверить клиентские договоры.

Если компания зависит от одного поставщика, то важнее всего сроки, качество, ответственность и непрерывность поставок.

При наличии сотрудников необходимо просмотреть трудовые договоры и сопроводительные документы.

Если вы нанимаете программистов, дизайнеров или авторов, вам следует оформить интеллектуальную собственность.

Если он использует облачные сервисы или других внешних поставщиков, обрабатывающих данные, необходимо проверить защиту данных и возможность выхода из ИТ-системы.

Такая расстановка приоритетов более полезна, чем загрузка большого количества форм, которые могут не иметь ничего общего с реальной деятельностью компании.

Когда необходимо проверить действующий договор

Существующий документ заслуживает юридической экспертизы, если:

• работа на практике выполняется иначе, чем описано
• неясно, когда услуга считается завершенной
• не уточняется, что произойдет в случае задержки
• одна и та же форма используется для совершенно разных клиентов
• в договоре упоминаются приложения, которых не существует
• положения о прекращении действия и уведомлении не применимы
• в договоре используются концепции или правовые институты другой страны
• некоторые положения противоречат друг другу
• права на результаты работы четко не передаются и не лицензируются
• документ не был изменен, хотя бизнес-модель компании существенно изменилась

Особенно серьезным тревожным сигналом является ситуация, когда сотрудники и менеджеры на практике избегают применения договора, поскольку его процедуры неясны или неустойчивы.

Почему скачанного из Интернета договора зачастую бывает недостаточно

Форма из Интернета может служить первоначальным контрольным списком, но редко позволяет исправить конкретные отношения без адаптации.

Такой документ может:

• основываться на праве другой страны
• содержат устаревшие положения
• игнорировать деятельность компании
• пропустить ключевые бизнес-риски
• содержать противоречивые положения
• предусматривать неправильный способ разрешения споров

Проблема не в том, что каждый шаблон бесполезен. Проблема возникает, когда документ выглядит юридически серьезным, но не соответствует реальному делу.

Что должен регулировать каждый деловой договор?

Независимо от типа договора компания должна проверить, четко ли в документе регламентированы:

• договаривающиеся стороны и полномочия подписавших сторон
• предмет и объем обязательств
• сроки
• цена и способ оплаты
• способ доказательства исполнения
• ответственность за задержку и ущерб
• изменения и прекращение
• обязательства, оставшиеся после прекращения
• доставка уведомления
• регулирующее право и разрешение споров

Хороший договор не только описывает, как должно начаться сотрудничество. Он также регулирует, что происходит, когда сотрудничество больше не работает.

Как часто фирма должна пересматривать договоры?

Договоры следует пересматривать периодически, а также после каждого существенного изменения в бизнесе.

Аудит особенно важен, когда компания:

• представляет новую услугу
• начинает сотрудничество с крупным клиентом
• трудоустроено большое количество людей
• вводит удаленную работу
• выходит на внешний рынок
• меняет структуру собственности
• обрабатывает новые типы данных
• представляет новую технологию
• меняет ценовую или сбытовую политику

Договор может стать недействительным даже в том случае, если закон не изменился. Достаточно изменить способ работы компании.

Часто задаваемые вопросы

Может ли устное соглашение иметь юридическую силу?

Может, за исключением случаев, когда закон требует особой формы для конкретного договора. Самой большой проблемой устного соглашения зачастую является не его действительность, а доказательство его содержания.

Должна ли фирма заключать письменный договор с каждым клиентом?

Ни в коем случае. Договор также может быть заключен путем принятия предложения, обмена электронными письмами или другого поведения, свидетельствующего о согласии сторон. В случае более ценных и долгосрочных работ письменный договор значительно повышает юридическую определенность.

Можно ли заключить договор по электронной почте?

Как правило, это можно сделать тогда, когда из сообщения ясно вытекает соглашение о существенных элементах договора, если только закон не требует особой формы для конкретной юридической сделки.

Имеет ли договор, подписанный в электронной форме, юридическую силу?

Да. Электронная подпись может иметь юридическую силу, однако ее доказательная сила и соответствие требованиям письменной формы зависят от типа электронной подписи и конкретной юридической сделки.

В чем разница между договором и общими условиями ведения бизнеса?

Индивидуальный договор регулирует конкретные отношения с конкретной стороной. Общие положения и условия содержат стандартные правила для ряда аналогичных отношений и должны быть надлежащим образом включены в конкретный бизнес.

Как долго компания должна хранить договоры?

Срок зависит от типа договора, налоговых и бухгалтерских обязательств, сроков исковой давности и особых правил. Договоры не должны автоматически уничтожаться сразу после прекращения сотрудничества.

Может ли договор ограничить ответственность фирмы?

В определенной степени можно, но не безгранично. Допустимость зависит от вида ответственности, характера вреда, позиции договаривающихся сторон и правоприменительных правил.

Когда следует нанять юриста для составления договора?

Когда бизнес имеет значительную ценность, долгосрочный, сложный, международный или связан с серьезными финансовыми, трудовым законодательством, технологическими или репутационными рисками.

Юридическая помощь полезна и в том случае, когда компания использует один и тот же договор для большого количества клиентов, ведь тогда каждая ошибка повторяется многократно.

Наиболее важные договоры, которые должен иметь любой бизнес, зависят от фактического бизнеса.

Первый шаг — не составлять десять новых договоров, а проанализировать те отношения, которые уже есть у компании.

Самый большой риск зачастую заключается не в полном отсутствии документа, а в несоответствии того, что в нем написано, и того, как работа выполняется на самом деле.

Поэтому компания должна иметь меньшее количество качественных, взаимно согласованных и практически применимых договоров. Правильный договор – это не тот, который просто выглядит профессионально, а тот, который четко регулирует бизнес, распределяет риски и обеспечивает осуществимое решение в случае возникновения проблемы.

JP Law может помочь компаниям определить договоры, которые им действительно нужны, просмотреть существующую документацию и адаптировать договорную базу к их деятельности и бизнес-модели.

Данный текст носит информативный характер и не представляет собой юридическую консультацию по конкретному делу. Выбор и содержание договора зависят от вида деятельности, бизнес-модели и конкретных отношений компании.