Najvažniji ugovori koje svaka firma treba da ima

Mnogi vlasnici firmi počnu ozbiljno da razmišljaju o ugovorima tek kada klijent ne plati račun, dobavljač zakasni sa isporukom, zaposleni ode kod konkurencije ili među poslovnim partnerima nastane sukob.

Tada se često ispostavi da ugovor nije zaključen, da je preuzet sa interneta, da ključne obaveze nisu dovoljno precizirane ili da dokument ne odgovara načinu na koji se posao zaista obavlja.

Najvažniji ugovori koje svaka firma treba da ima nisu isti za svako privredno društvo. Njihov izbor zavisi od delatnosti, poslovnog modela, broja osnivača, zaposlenih, klijenata i dobavljača, načina prodaje, korišćenja poslovnog prostora i vrste imovine ili podataka kojima firma raspolaže.

Dobar ugovor ne garantuje da spor nikada neće nastati. Njegova vrednost je u tome što unapred uređuje obaveze, raspodeljuje rizike i smanjuje prostor za različita tumačenja. Osnovna pravila o zaključivanju, dejstvu, izvršenju i prestanku ugovora uređena su Zakonom o obligacionim odnosima.

Da li svaka firma mora imati iste ugovore?

Ne postoji univerzalni paket ugovora koji jednako odgovara restoranu, građevinskoj firmi, IT kompaniji, marketinškoj agenciji i trgovcu na malo.

Firma koja nema zaposlene nema iste potrebe kao kompanija sa pedeset zaposlenih. Preduzeće koje razvija softver mora pažljivije urediti autorska prava, licence i pristup izvornom kodu. Trgovac koji posluje sa potrošačima mora voditi računa o pravilima zaštite potrošača, dok će proizvodna firma veću pažnju posvetiti kvalitetu robe, rokovima isporuke i odgovornosti dobavljača.

Zato je korisnije ugovore podeliti u dve grupe:

• ugovore koje bi gotovo svaka firma trebalo da razmotri
• ugovore koji zavise od delatnosti, tehnologije i konkretnog poslovnog modela

Ugovori koje gotovo svaka firma treba da razmotri

Ugovor između osnivača i poslovnih partnera

Osnivački akt je osnovni dokument privrednog društva, ali često nije dovoljan da detaljno uredi stvarne odnose među osnivačima. Više o osnivačkom aktu, ovlašćenjima direktora i pravnim rizicima kod višečlanog društva pročitajte u vodiču o osnivanju DOO u Srbiji.

Poseban sporazum između članova društva može precizirati:

• ko donosi ključne odluke
• kakva su ovlašćenja direktora
• kako se raspodeljuje dobit
• šta se dešava kada je potrebno dodatno ulaganje
• pod kojim uslovima član može izaći iz firme
• kako se rešava blokada u odlučivanju
• šta se dešava u slučaju smrti, nesposobnosti ili povrede obaveza jednog partnera

Takav sporazum treba uskladiti sa osnivačkim aktom i prinudnim pravilima korporativnog prava. On prvenstveno uređuje odnose između svojih ugovornih strana i ne može samostalno menjati zakonski položaj društva prema trećim licima.

Tipična greška je oslanjanje na usmeni dogovor među prijateljima ili rođacima koji zajedno pokreću posao. Dok firma raste i posluje uspešno, takav dogovor može delovati dovoljan. Problem nastaje kada partneri više nemaju isti interes ili kada jedan od njih želi da proda svoj udeo.

Zato odnose među članovima treba urediti dok je saradnja stabilna, a ne tek kada konflikt već nastane.

Više o ovoj temi može se pročitati u tekstovima o osnivanju DOO i uređivanju odnosa između partnera u biznisu.

Ugovori sa klijentima i kupcima

Ugovor sa klijentom treba jasno da odgovori na četiri osnovna pitanja:

• šta firma treba da uradi
• u kom roku
• po kojoj ceni
• šta se dešava ako jedna strana ne izvrši obavezu

Formulacije poput „marketinške usluge“, „izrada aplikacije“ ili „poslovno savetovanje“ često nisu dovoljne bez opisa obima posla, rokova i načina prihvatanja izvršene usluge.

Dokument bi trebalo da precizira predmet posla, cenu, rokove, način plaćanja, reklamacije, odgovornost, raskid i rešavanje sporova.

Primer može biti firma koja ugovori izradu internet stranice, ali ne odredi koliko korekcija ulazi u cenu, ko dostavlja sadržaj i kada se posao smatra završenim. Bez tih odredaba, obična poslovna nesuglasica lako prerasta u spor oko dodatnih radova i plaćanja.

Posebnu pažnju zaslužuje međusobna usklađenost ugovora, ponude, fakture i elektronske komunikacije. Ako ponuda predviđa jedan rok, ugovor drugi, a faktura treće uslove plaćanja, firma sama stvara nejasnoću koju će kasnije teško objasniti.

Povezane teme su naplata potraživanja od privrednog društva i pravne posledice raskida ugovora.

Ugovori sa dobavljačima

Poslovanje firme često zavisi od uredne i pravovremene isporuke robe, materijala, opreme ili usluga.

Zato ugovor sa dobavljačem ne treba da sadrži samo cenu i naziv proizvoda. Potrebno je precizirati kvalitet, količinu, rok isporuke, prijem, reklamacije, odgovornost za nedostatke i posledice kašnjenja.

Ključna pitanja su:

• koje specifikacije roba ili usluga mora da ispuni
• kako se vrši kontrola kvaliteta
• koliko brzo dobavljač mora da zameni neispravnu robu
• šta se dešava ako kašnjenje izazove zastoj u poslovanju
• da li firma ima pravo raskida zbog ponovljenih povreda

Ugovorna kazna može biti korisna za nenovčane obaveze, poput kašnjenja sa isporukom, završetkom radova ili predajom određenog rezultata. Ne ugovara se za samu obavezu plaćanja novčanog duga, kod koje se posledice kašnjenja uređuju drugim mehanizmima, uključujući zateznu kamatu.

Najveća slabost usmenih dogovora sa dobavljačima nije uvek njihova pravna važnost, već dokazivanje tačne sadržine dogovora kada nastane problem.

Ugovori o radu i radnopravna dokumentacija

Ugovor o radu nije puka formalnost. On uređuje osnovna prava, obaveze i odgovornosti zaposlenog i poslodavca.

Potrebno je jasno odrediti vrstu i opis poslova, mesto rada, trajanje radnog odnosa, radno vreme, zaradu, probni rad i druga pitanja relevantna za konkretno radno mesto.

U zavisnosti od prirode posla, dodatno treba urediti:

• poverljivost
• korišćenje opreme
• prava na rezultate rada
• zabranu konkurencije
• rad od kuće i hibridni rad
• odgovornost za povredu radnih obaveza

Firma ne može svaki radni odnos zameniti ugovorom o delu ili ugovorom sa preduzetnikom samo zato što je taj model jednostavniji ili jeftiniji. Pravni naziv dokumenta nije presudan ako stvarni način rada ima obeležja radnog odnosa.

Pored ugovora o radu, poslodavac može biti dužan da donese pravilnike, odluke, procedure i druga interna akta. Zato radnopravnu dokumentaciju treba posmatrati kao povezanu celinu.

Dodatna objašnjenja mogu se povezati sa tekstovima o probnom radu, radu od kuće i hibridnom radu i otkazu ugovora o radu. Ugovor o radu samo je deo šire dokumentacije koju poslodavac treba da uskladi, što je detaljnije obrađeno u vodiču o radnom pravu za poslodavce u Srbiji.

Ugovori sa spoljnim saradnicima i konsultantima

Spoljni saradnik može biti angažovan za određeni projekat, stručnu uslugu ili konkretan rezultat.

Dokument treba jasno da odredi obim angažovanja, rokove, naknadu, samostalnost saradnika, odgovornost, poverljivost i prava na rezultatima rada.

Posebnu pažnju treba posvetiti situacijama u kojima lice formalno radi kao samostalni saradnik, ali u praksi ima utvrđeno radno vreme, radi pod neposrednim nadzorom, koristi pretežno opremu nalogodavca i uklopljeno je u njegovu organizaciju rada.

Takve okolnosti ne znače automatski da postoji radni odnos, ali mogu povećati rizik da nadležni organi ili sud odnos drugačije pravno ili poreski kvalifikuju.

Praktično pravilo glasi: sadržina ugovora mora odgovarati stvarnom načinu saradnje.

Ugovor o zakupu poslovnog prostora

Zakup poslovnog prostora često predstavlja jednu od najvećih dugoročnih obaveza firme.

Ugovorom bi trebalo precizirati trajanje zakupa, zakupninu, depozit, režijske troškove, održavanje, adaptacije, mogućnost podzakupa, otkaz i vraćanje prostora.

Posebno je važno urediti ulaganja zakupca. Firma koja uloži značajna sredstva u adaptaciju ne bi trebalo da ostavi nejasnim da li ima pravo na naknadu, uklanjanje opreme ili dovoljno dug period zakupa da opravda investiciju.

Takođe treba proveriti da li prostor može da se koristi za konkretnu delatnost i da li je moguće registrovati sedište firme na toj adresi.

Ugovori koji zavise od delatnosti i poslovnog modela

Ugovor o poverljivosti

Ugovor o poverljivosti, odnosno NDA, koristan je kada firma drugoj strani otkriva informacije koje nisu javne i imaju poslovnu vrednost.

To mogu biti cenovnici, liste klijenata, tehnička dokumentacija, izvorni kod, poslovni planovi ili sadržaj pregovora.

Efikasan NDA treba jasno da odredi:

• koje informacije su poverljive
• u koju svrhu se mogu koristiti
• kome se mogu otkriti
• koliko dugo obaveza traje
• šta se dešava u slučaju povrede

Preširoka formulacija prema kojoj je „sve poverljivo zauvek“ nije automatski i najbolje rešenje. Odredbe moraju biti dovoljno precizne da bi strane znale šta se štiti i koje postupanje predstavlja povredu.

Ugovori o intelektualnoj svojini

Plaćanje dizajnera, programera, fotografa ili autora sadržaja ne znači automatski da je firma stekla sva prava koja su joj potrebna.

Ugovor treba da razjasni ko ima pravo da koristi, menja, objavljuje, umnožava ili dalje ustupa rezultat rada.

To je posebno važno kod:

• softvera
• dizajna
• fotografija
• video i audio sadržaja
• internet stranica
• baza podataka
• brenda i žiga

Firma može, na primer, platiti izradu vizuelnog identiteta, a da dokumentacija ne reguliše pravo izmene ili korišćenja na svim medijima. Takav propust obično postaje vidljiv tek kada firma poželi da redizajnira materijale ili angažuje drugog izvođača.

Povezane teme su autorsko pravo na internetu i zaštita intelektualne svojine u IT sektoru.

Ugovori o softveru i IT uslugama

Gotovo svaka firma zavisi od određenih informacionih sistema, čak i kada se ne bavi tehnologijom.

Ugovori sa programerima, hosting provajderima i pružaocima cloud usluga treba da regulišu dostupnost sistema, održavanje, bezbednost podataka, rezervne kopije, podršku i prijavljivanje incidenata.

Posebno je važan izlazni scenario:

• da li firma može izvesti svoje podatke
• ko poseduje tehničku dokumentaciju
• da li postoji pristup izvornom kodu
• kako se vrši migracija na drugo rešenje
• koliko dugo dobavljač pruža podršku nakon prestanka ugovora

Firma može postati ozbiljno zavisna od jednog dobavljača ako nije unapred određeno kako se saradnja završava.

Ugovori o obradi podataka o ličnosti

Firma može angažovati knjigovodstvenu agenciju, hosting provajdera, cloud platformu ili servis za slanje elektronske pošte koji obrađuje podatke u njeno ime.

U takvim odnosima treba definisati svrhu obrade, vrste podataka, mere zaštite, angažovanje podobrađivača, prijavljivanje incidenata i brisanje ili vraćanje podataka nakon prestanka saradnje.

Generička klauzula o zaštiti podataka nije dovoljna ako nije jasno utvrđena uloga svake strane.

Pre zaključenja ugovora treba odgovoriti na sledeća pitanja:

• ko određuje svrhu obrade
• ko postupa po instrukcijama
• da li se podaci prenose drugim licima
• da li se podaci iznose u druge države

Ovaj deo prirodno se može povezati sa posebnim tekstom o zaštiti podataka o ličnosti u poslovanju.

Ugovori o pozajmici i obezbeđenju potraživanja

Pozajmice između firme, osnivača ili povezanih lica ne treba ostavljati na nivou neformalnog prenosa novca.

Dokument bi trebalo da odredi iznos, rok vraćanja, kamatu ako je ugovorena, posledice kašnjenja i sredstva obezbeđenja.

U zavisnosti od konkretnog odnosa, mogu se koristiti jemstvo, zaloga, menica ili drugi instrumenti. Ako dužnik ni nakon dospelosti ne ispuni obavezu, značaj ugovora i sredstava obezbeđenja postaje posebno vidljiv u izvršnom postupku za privredna potraživanja.

Kod povezanih lica treba proveriti i poreske posledice. Ugovor sam po sebi ne uklanja poreski rizik ako ne odgovara stvarnoj transakciji.

Ugovori sa distributerima, zastupnicima i posrednicima

Firma koja proizvode ili usluge prodaje preko drugih lica treba jasno da razgraniči njihove uloge.

Najvažnija pitanja su:

• teritorija
• ekskluzivnost
• provizija
• prodajni ciljevi
• korišćenje brenda
• reklamacije
• zabrana konkurencije
• trajanje i prestanak saradnje

Kod međunarodnih odnosa posebno treba definisati merodavno pravo, nadležnost suda ili arbitraže, jezik ugovora, valutu plaćanja i izvršivost ugovorenih mehanizama.

Ovaj deo može se povezati sa tekstom o izboru između arbitraže i sudskog spora.

Opšti uslovi poslovanja

Firma koja zaključuje veliki broj sličnih poslova može standardizovati deo ugovornog odnosa kroz opšte uslove poslovanja.

Oni mogu regulisati plaćanje, isporuku, reklamacije, odgovornost i raskid.

Međutim, nije dovoljno samo objaviti ih na internet stranici. Potrebno je obezbediti da druga strana bude upoznata sa njima i da budu pravilno uključeni u konkretan ugovor.

U poslovanju sa potrošačima primenjuju se dodatna pravila, a nejasne ili nepravične odredbe mogu biti problematične bez obzira na to što ih je firma unela u svoje uslove.

Koji ugovor treba prvo urediti?

Najlakši način za određivanje prioriteta jeste da firma pogleda gde joj nastaje najveći rizik.

Ako firma ima više osnivača, prioritet je uređivanje njihovih odnosa.

Ako najveći prihod dolazi od pružanja usluga, prvo treba proveriti ugovore sa klijentima.

Ako firma zavisi od jednog dobavljača, najvažniji su rokovi, kvalitet, odgovornost i kontinuitet isporuke.

Ako ima zaposlene, potrebno je pregledati ugovore o radu i prateća akta.

Ako angažuje programere, dizajnere ili autore, treba urediti intelektualnu svojinu.

Ako koristi cloud servise ili druge spoljne pružaoce koji obrađuju podatke, potrebno je proveriti zaštitu podataka i mogućnost izlaska iz IT sistema.

Ovakva prioritizacija korisnija je od preuzimanja velikog broja obrazaca koji možda nemaju nikakve veze sa stvarnim poslovanjem firme.

Znaci da postojeći ugovor treba proveriti

Postojeći dokument zaslužuje pravnu proveru ako:

• se posao u praksi obavlja drugačije nego što je opisano
• nije jasno kada se usluga smatra završenom
• nije određeno šta se dešava u slučaju kašnjenja
• isti obrazac se koristi za potpuno različite klijente
• ugovor se poziva na priloge koji ne postoje
• odredbe o raskidu i dostavljanju obaveštenja nisu primenljive
• ugovor koristi pojmove ili pravne institute druge države
• pojedine klauzule međusobno protivreče
• prava na rezultatima rada nisu jasno preneta ili licencirana
• dokument nije menjan iako se poslovni model firme značajno promenio

Posebno ozbiljan znak upozorenja postoji kada zaposleni i menadžeri u praksi izbegavaju primenu ugovora zato što su njegove procedure nejasne ili neodržive.

Zašto ugovor preuzet sa interneta često nije dovoljan

Obrazac sa interneta može poslužiti kao početna kontrolna lista, ali retko može bez prilagođavanja urediti konkretan odnos.

Takav dokument može:

• biti zasnovan na pravu druge države
• sadržati zastarele odredbe
• zanemariti delatnost firme
• propustiti ključne poslovne rizike
• sadržati protivrečne klauzule
• predvideti neodgovarajući način rešavanja sporova

Problem nije u tome što je svaki obrazac beskoristan. Problem nastaje kada dokument izgleda pravno ozbiljno, ali ne odgovara stvarnom poslu.

Šta svaki poslovni ugovor treba da uredi?

Bez obzira na vrstu ugovora, firma treba da proveri da li dokument jasno uređuje:

• ugovorne strane i ovlašćenja potpisnika
• predmet i obim obaveza
• rokove
• cenu i način plaćanja
• način dokazivanja izvršenja
• odgovornost za kašnjenje i štetu
• izmene i raskid
• obaveze koje ostaju nakon prestanka
• dostavljanje obaveštenja
• merodavno pravo i rešavanje sporova

Dobar ugovor ne opisuje samo kako saradnja treba da počne. On reguliše i šta se dešava kada saradnja više ne funkcioniše.

Koliko često firma treba da proverava ugovore?

Ugovore treba pregledati periodično, ali i nakon svake značajne promene poslovanja.

Revizija je posebno važna kada firma:

• uvodi novu uslugu
• počinje saradnju sa velikim klijentom
• zapošljava veći broj ljudi
• uvodi rad na daljinu
• ulazi na strano tržište
• menja vlasničku strukturu
• obrađuje nove vrste podataka
• uvodi novu tehnologiju
• menja cenovnu ili prodajnu politiku

Ugovor može postati neodgovarajući i kada se zakon nije promenio. Dovoljno je da se promeni način na koji firma posluje.

Česta pitanja

Da li usmeni dogovor može biti pravno važeći?

Može, osim kada zakon za određeni ugovor zahteva posebnu formu. Najveći problem usmenog dogovora često nije njegova važnost, već dokazivanje njegovog sadržaja.

Da li firma mora imati pisani ugovor sa svakim klijentom?

Ne u svakom slučaju. Ugovor može nastati i prihvatanjem ponude, razmenom elektronske pošte ili drugim ponašanjem koje pokazuje saglasnost strana. Kod vrednijih i dugoročnijih poslova pisani ugovor znatno povećava pravnu sigurnost.

Da li se ugovor može zaključiti putem elektronske pošte?

Po pravilu može kada iz komunikacije jasno proizlazi saglasnost o bitnim elementima ugovora, osim ako zakon za konkretan pravni posao zahteva posebnu formu.

Da li elektronski potpisan ugovor ima pravno dejstvo?

Da. Elektronski potpis može proizvoditi pravno dejstvo, ali njegova dokazna snaga i podobnost da ispuni zahtev pisane forme zavise od vrste elektronskog potpisa i konkretnog pravnog posla.

Koja je razlika između ugovora i opštih uslova poslovanja?

Pojedinačni ugovor uređuje konkretan odnos sa određenom stranom. Opšti uslovi sadrže standardna pravila za veći broj sličnih odnosa i moraju biti pravilno uključeni u konkretan posao.

Koliko dugo firma treba da čuva ugovore?

Rok zavisi od vrste ugovora, poreskih i računovodstvenih obaveza, rokova zastarelosti i posebnih propisa. Ugovore ne treba automatski uništavati odmah nakon prestanka saradnje.

Da li ugovor može ograničiti odgovornost firme?

U određenoj meri može, ali ne neograničeno. Dopuštenost zavisi od vrste odgovornosti, prirode povrede, položaja ugovornih strana i prinudnih propisa.

Kada treba angažovati advokata za izradu ugovora?

Kada je posao značajne vrednosti, dugoročan, složen, međunarodan ili povezan sa ozbiljnim finansijskim, radnopravnim, tehnološkim ili reputacionim rizicima.

Pravna pomoć je korisna i kada firma isti ugovor koristi za veliki broj klijenata, jer se tada svaka greška višestruko ponavlja.

Najvažniji ugovori koje svaka firma treba da ima zavise od stvarnog poslovanja

Prvi korak nije izrada deset novih ugovora, već pregled odnosa koje firma već ima.

Najveći rizik često nije potpuno odsustvo dokumenta, već nesklad između onoga što u njemu piše i načina na koji se posao zaista obavlja.

Firma zato treba da ima manji broj kvalitetnih, međusobno usklađenih i praktično primenljivih ugovora. Pravi ugovor nije onaj koji samo izgleda stručno, već onaj koji jasno uređuje posao, raspodeljuje rizike i pruža primenljivo rešenje kada nastane problem.

JP Law može pomoći privrednim društvima da identifikuju ugovore koji su im zaista potrebni, pregledaju postojeću dokumentaciju i prilagode ugovorni okvir svojoj delatnosti i poslovnom modelu.

Ovaj tekst je informativnog karaktera i ne predstavlja pravni savet za konkretan slučaj. Izbor i sadržina ugovora zavise od delatnosti, poslovnog modela i konkretnih odnosa firme.