Защита коммерческой тайны в компании в Сербии: правовые меры и частые ошибки

Продавец уходит из компании и забирает с собой таблицу Excel с клиентами, контактами, ценами и особыми условиями сотрудничества. Через несколько недель он начинает работать на конкурента.

Получает ли таким образом компания автоматически право требовать защиты своей коммерческой тайны?

Не обязательно.

Тот факт, что некоторая информация является внутренней или конфиденциальной, сам по себе не является коммерческой тайной в юридическом смысле. Защита коммерческой тайны зависит от характера самой информации и от того, что компания ранее предприняла для сохранения ее секретности.

Согласно Закону о защите коммерческой тайны, информация должна соответствовать определенным условиям, среди которых требование о том, чтобы лицо, которое юридически контролирует ее, приняло разумные меры для сохранения ее секретности.

Именно поэтому защита не начинается, когда сотрудник уходит к конкуренту или когда документация уже дошла до третьего лица. Все начинается гораздо раньше, с правильных договоров, внутренних процедур, контроля доступа и того, как компания ежедневно обращается с конфиденциальной информацией.

Что считается коммерческой тайной?

Не каждая информация, которую компания помечает как конфиденциальную, автоматически и юридически защищает коммерческую тайну.

Согласно Закону о защите торговли Секреты, информация должна в совокупности соответствовать трем основным условиям:

• что она не является общеизвестной или легкодоступной для лиц, которые обычно имеют дело с этим типом информации;
• Она имеет коммерческую ценность, поскольку является секретом;

что были приняты разумные меры для сохранения ее секретности.

В зависимости от вида бизнеса коммерческой тайной могут быть:

• базы данных клиентов и поставщиков;
• специальные прайс-листы и коммерческие условия;
• бизнес- и инвестиционные планы;
• информация о переговорах;
• производственные процессы;
• техническая документация;
• внутренние методологии;
• алгоритмы и исходный код;
• стратегии продаж и маркетинга;
• ноу-хау;

планы разработки новых продуктов и услуг.

Поэтому ключевой вопрос заключается не только в том, важна ли информация для компании, но и в том, соответствует ли она юридическим критериям и действительно ли компания рассматривает ее как информацию, которую она хочет хранить в тайне.

Одной метки “конфиденциально” недостаточно.

Грифы “конфиденциально”, “конфиденциально” или “коммерческая тайна” могут быть полезны, но сами по себе они не создают полной системы защиты.

Если документ с такой меткой может быть без ограничений загружен большим количеством сотрудников, переслан на частный адрес электронной почты или сохранен в учетной записи частного облака, одна метка не решит проблему.

Закон признает возможными разумными мерами защиты, среди прочего, принятие внутреннего акта об обращении с коммерческой тайной, ограничении доступа, физической и электронной защите, маркировке документов и заключении договоров. обязательства конфиденциальности.

Другими словами, правовая защита также должна быть видна в реальных способах ведения бизнеса.

Почему одного соглашения о неразглашении недостаточно?

Соглашение о конфиденциальности, или NDA, является одним из наиболее важных инструментов защиты конфиденциальной деловой информации.

Но этого недостаточно.

Компания, которая предоставляет всем сотрудникам доступ ко всей клиентской базе, позволяет загружать данные на частные устройства и не ведет журналы доступа, не может ожидать, что одно общее соглашение о неразглашении решит все риски.

Хорошее соглашение о конфиденциальности должно четко определять:

• какая информация считается конфиденциальной;
• для каких целей она может быть использована;
• кому она может быть раскрыта. доступны;
• какие меры защиты должен применить получатель;
• что происходит с документацией после прекращения сотрудничества;
• сколько действует обязательство по сохранению конфиденциальности;

какие последствия могут возникнуть в случае нарушения.

Проблему также может создавать слишком широкая формулировка, охватывающая почти каждую часть информации, относящейся к бизнесу, объявленной конфиденциальной.

Более эффективная система идентифицирует информацию, которая действительно требует защиты, и определяет для нее соответствующий режим.

Защита коммерческой тайны в отношении сотрудников

Особый риск существует, когда сотрудники в силу характера своей работы имеют доступ к клиентам, ценам, финансовым данным, технологиям, стратегическим планам или другой конфиденциальной информации.

Поэтому защита должна быть организована на протяжении всего периода трудовых отношений.

Обязанности сотрудников относительно хранения конфиденциальной информации должны быть четко связаны с трудовыми договорами, соответствующими внутренними актами и процедурами. компании.

В документации, насколько это необходимо для конкретной организации, должно быть указано:

• какая информация считается конфиденциальной;
• кто имеет право доступа;
• как сотруднику разрешено ее использовать;
• разрешена ли загрузка на локальные или частные устройства;
• что происходит с документацией после увольнения;

какие обязательства по конфиденциальности продолжают применяться после прекращения сотрудничества.

Эти вопросы должны быть согласованы со всем трудовая документация компании.

Особый риск возникает при увольнении сотрудника.

Процедура ухода сотрудника из компании не должна быть только административной.

В зависимости от его должности и уровня доступа к информации следует рассмотреть:

• возврат ноутбуков, телефонов и прочего бизнеса оборудование;
• деактивация учетной записи деловой электронной почты;
• прекращение доступа к серверам и облачным сервисам;
• возврат деловых документов;
• проверка статуса заявок на доступ;
• фиксация материалов, к которым имел доступ сотрудник;

напоминание о существующих обязательствах по конфиденциальности.

Худшее время для установления такой процедуры — после того, как компания уже подозревает, что данные были похищены.

Коммерческая тайна и запрет конкуренции — не одно и то же

Эти два правовых механизма часто ошибочно идентифицируются.

Положение о конфиденциальности относится к использованию и раскрытию определенной информации.

Запрет конкуренции в условиях, предусмотренных трудовым законодательством, может ограничить выполнение определенных конкурентных работ.

Это означает, что переход сотрудника к конкуренту не является автоматически нарушением коммерческой тайны.

Проблема может возникнуть, если бывший сотрудник нового работодателя несанкционированно использует информацию предыдущей компании, соответствующую требованиям правовой защиты.

Поэтому конфиденциальность и неконкуренцию следует рассматривать как отдельные, хотя иногда и взаимосвязанные, проблемы.

Может ли база данных клиентов быть коммерческой тайной?

Может, но не автоматически.

Простого факта, что у компании есть список клиентов, недостаточно, чтобы сделать эту базу данных коммерческой тайной в любом случае.

Важно то, что это за база данных содержит.

Список общедоступных названий компаний и их общая контактная информация — это не то же самое, что внутренняя база данных, содержащая контакты ответственных лиц, историю переговоров, индивидуальные цены, скидки, коммерческие условия, потребности клиентов и другие данные, возникшие в ходе долгосрочных деловых отношений.

Не менее важно то, как компания защищает такую базу данных.

Если к ней имеет доступ ограниченное число сотрудников, доступ контролируется и правила использования четко регламентированы, у компании будет гораздо более сильное основание утверждать, что она действительно рассматривала такую информацию как коммерческую тайну.

Если одна и та же база данных копируется, отправляется и хранится на частных устройствах бесконтрольно в течение многих лет, ситуация иная.

Технические и организационные меры имеют юридическое значение

Защита коммерческой тайны – это не только задача юридического отдела.

То, как ИТ-система и внутренняя организация контролируют информацию, может быть так же важно, как и договорная документация.

В зависимости от характера бизнеса и уровня риска компания может применять:

• отдельные учетные записи пользователей;
• различные уровни доступа к документам;
• принцип «необходимо знать»;
• записи доступа к данным и загрузки;
• платформы облачного управления;
• правила использования USB-устройств и внешних накопителей;
• правила отправки данных за пределы бизнес-системы;
• процедуры работы из дома;
• классификация документации;
• соответствующие методы аутентификации;

обучение сотрудников.

Суть проста: тот факт, что кто-то работает в компании, не означает, что ему нужен доступ ко всей информации, которую имеет компания имеет.

Такие меры одновременно снижают риск несанкционированного использования и показывают, что компания активно защищает конфиденциальную информацию.

Коммерческая тайна в отношениях с партнёрами, поставщиками и инвесторами

Конфиденциальная информация не покидает компанию только тогда, когда сотрудник меняет место работы.

Ими регулярно обмениваются во время:

• переговоров о деловом сотрудничестве;
• процедуры комплексной проверки;
• переговоров с инвесторами;
• продажи компании или доля;
• совместная разработка продуктов;
• договоренности об аутсорсинге;
• наем консультантов;
• ИТ-разработка;

сотрудничество с дистрибьюторами и поставщиков.

Самый важный вопрос — что другой стороне разрешено делать с полученной информацией.

Поэтому защита должна быть организована до раскрытия конфиденциальных данных, а не после того, как техническая документация, бизнес-план или клиентская база уже были представлены.

Положения о конфиденциальности должны быть согласованы с договоры о деловом сотрудничестве и другие коммерческие договоры.

10 распространенных ошибок при защите коммерческой тайны

1. Все объявлено коммерческой тайной

Если каждый внутренний документ помечен как коммерческая тайна, система классификации практически перестает отличать важную информацию от повседневной документации.

Лучшее решение: выявить информацию, имеющую реальную коммерческую ценность в силу ее секретности, и определить для нее соответствующий уровень защиты.

2. Соглашение о неразглашении существует, но реальных гарантий нет.

Договор вряд ли сможет компенсировать отсутствие контроля доступа и четких внутренних процедур.

Лучшее решение: соединить договорную защиту с техническими и организационными мерами.

3. Положение о конфиденциальности является общим

Положение, скопированное из другого договора, может не соответствовать конкретным деловым отношениям.

Лучшее решение: точно определить категории информации, метод использования и обязательства другой стороны.

4. Слишком много людей имеют доступ к конфиденциальной информации.

Чем больше круг пользователей, тем сложнее компании контролировать использование данных.

Лучшее решение: организовать доступ в соответствии с бизнес-потребностями и функциями сотрудника.

5. Не регламентировано, кому принадлежит созданная в ходе сотрудничества документация.

Особенно остро проблема проявляется при консалтинге, разработке и ИТ-проектах.

Лучшее решение: в договоре четко регламентируются права на результаты работы, документацию, данные и конфиденциальную информацию.

Этот вопрос также можно переплести с права интеллектуальной собственности, но коммерческая тайна, авторское право, патент и товарный знак — это не одни и те же механизмы защиты.

6. Доступ остается активным после ухода сотрудника.

Бывший сотрудник не должен сохранять доступ к системам, потому что кто-то забыл деактивировать учетную запись пользователя.

Лучшее решение: включить прекращение доступа в стандартную процедуру прекращения.

7. Коммерческие данные хранятся на частных устройствах.

Личные ноутбуки, учетные записи электронной почты и облачные сервисы могут существенно затруднить контроль информации.

Лучшее решение: четко регламентировать, когда разрешено использование частных устройств и как данные должны быть защищены.

8. Компания реагирует только в случае утечки информации.

Тогда фокус смещается с предотвращения на доказывание и ограничение последствий.

Лучшее решение: создать систему защиты до того, как произойдет инцидент.

9. Коммерческая тайна сочетается с другими правами.

Патент, товарный знак, авторское право, запрет на конкуренцию и коммерческая тайна имеют разные функции.

Лучшее решение: для каждой важной бизнес-ценности определить соответствующий правовой механизм или комбинацию механизмов.

10. Доказательств того, кто имел доступ, нет.

Компания может заявить, что документ был конфиденциальным, но в случае спора важно иметь возможность доказать, как она его защитила.

Лучшее решение: организовать журналы доступа, распространение документов, версии файлов и соответствующие внутренние процедуры.

Что может предпринять компания при нарушении коммерческой тайны?

Закон о защите коммерческой тайны предусматривает механизмы гражданской защиты в случае незаконного приобретения, использования или раскрытия коммерческой тайны.

В зависимости от обстоятельств конкретного дела можно потребовать, в том числе, установления нарушения, прекращения или запрета определенных действий, мер в отношении документов или товаров, связанных с нарушением, а также возмещения ущерба на условиях, установленных законом. Закон также предусматривает возможность определения временных мер при выполнении соответствующих условий.

Поэтому на практике очень важно быстро предоставить соответствующие доказательства, такие как:

• договоры и соглашения о конфиденциальности;
• внутренние действия;
• электронная почта связь;
• журналы доступа;
• записи загрузки документов;
• данные об учетных записях пользователей;
• документация по классификации информации;
• доказательства того, что сотрудники были знакомы с правила;

общение с сотрудником, партнером или другим соответствующим лицом.

Когда спор уже существует, правовая защита коммерческой тайны может быть связана с более широкими коммерческими спорами, судебными разбирательствами или арбитраж.

Как настроить систему защиты коммерческой тайны в компании?

Хорошая система не означает, что каждый документ должен рассматриваться как строго конфиденциальный.

Меры должны быть адаптированы к важности информации и реальному бизнес-риску.

1. Определите информацию, имеющую реальную ценность для бизнеса.

2. Классифицируйте информацию

Различные типы данных могут требовать разных уровней защиты.

3. Определите, кому действительно нужен доступ.

Доступ должен соответствовать бизнес-функции, а не просто тому факту, что кто-то работает в компании.

4. Гармонизировать договоры и внутренние документы.

Трудовые договоры, документы NDA, соглашения с партнерами и внутренние процедуры должны функционировать как одна система.

5. Внедрить технические и организационные меры.

Юридическая документация должна быть подкреплена реальным методом управления данными.

6. Обучайте сотрудников.

Сотрудники должны знать, какая информация является конфиденциальной и как с ней обращаться.

7. Организуйте процедуры выхода.

Как сотрудники, так и внешние сотрудники должны потерять доступ к информации, когда в ней больше нет деловой необходимости.

8. Периодически проверяйте систему.

Изменения в технологиях, организации, методах работы и деловых отношениях требуют периодического пересмотра существующих правил.

Защита коммерческой тайны начинается до возникновения проблемы

Компания, которая первой серьезно рассматривает коммерческую тайну при уходе сотрудника к конкуренту, уже находится в невыгодном положении.

Эффективная защита коммерческой тайны начинается гораздо раньше: выявление важной информации, ограничение доступа, надлежащие договоры, внутренние процедуры и фактически применяемые технические меры.

Соглашение о неразглашении может быть важной частью этой системы, но оно не может заменить его. replace.

Цель состоит в том, чтобы компания всегда могла четко показать, какую информацию она считает особенно ценной, кто имеет к ней доступ, при каких условиях она используется и что было сделано для сохранения ее в секрете.

Jusufović & Partners оказывает юридическую поддержку компаниям в сфере корпоративное право, коммерческие договоры, трудовое право, интеллектуальная собственность и разрешение деловых споров. Своевременный анализ существующих договоров, внутренних актов и процедур может помочь адаптировать систему защиты коммерческой тайны к конкретной бизнес-модели и рискам компании.