Удалённая и гибридная работа в Сербии: как правильно её оформить

Сотрудник работает дома два дня в неделю, а остальные три дня приходит в офис. Конкретные дни он согласовывает с непосредственным руководителем. Работодатель предоставил ему ноутбук, но такой способ работы не урегулирован трудовым договором, дополнительным соглашением или внутренним актом.

Такая модель может без проблем функционировать долгое время. Вопросы обычно возникают только тогда, когда работник отказывается возвращаться в офис, требует возмещения расходов, сообщает о травме во время работы на дому или оспаривает то, как работодатель контролирует его работу.

Достаточно ли тогда, чтобы работодатель и работник устно договорились о работе на дому?

Ответ зависит от содержания существующего договора, частоты работы за пределами помещения работодателя и от того, является ли это случайным пособием или устоявшейся моделью организации труда.

Когда работа на дому становится регулярной частью трудовых отношений, она не должна основываться только на электронной переписке, устном одобрении руководителя или неписаной практике. Права и обязанности работодателя и работника должны быть заранее согласованы и приведены в соответствие с реальным способом работы.

Как Закон о труде регулирует работу вне помещения работодателя

В Законе о труде используется термин «работа за пределами помещения работодателя» и указывается, что он включает удаленную работу и работу на дому.

Для такой работы законом предусмотрено особое содержание трудового договора. Помимо общих элементов, в договоре должны быть регламентированы продолжительность рабочего времени по нормам труда, способ наблюдения за трудом работника, средства для работы, предоставляемые работодателем, использование собственных средств работника, компенсация затрат на их использование и компенсация иных затрат на работу.

Гибридная работа не определяется конкретно как независимый правовой институт. В деловой практике этот термин обычно относится к модели, при которой сотрудник часть времени работает на территории работодателя, а часть времени у себя дома или в другом утвержденном месте.

Тот факт, что в законе не используется термин «гибридная работа», не означает, что такая модель недопустима. Его юридическая жизнеспособность зависит от того, правильно ли урегулированы место и метод работы, планировка, оборудование, затраты, контроль и другие соответствующие вопросы.

Проблема, следовательно, не в названии модели, а в попытке основать постоянный способ организации работы на основе неформального соглашения.

Эпизодическая работа из дома и регулярная гибридная модель — не одно и то же

Не каждая случайная работа на дому автоматически является постоянным изменением условий труда, предусмотренных договором.

Например, в исключительных случаях сотруднику может быть разрешено работать из дома в определенный день по семейным обстоятельствам, погодным условиям или по другой уважительной причине. Такая ситуация не является заранее установленным режимом, согласно которому работник работает вне помещения работодателя два-три дня в неделю.

При оценке того, должна ли конкретная модель быть более формальной, особенно важны следующие факторы:

• частота и продолжительность работы на дому
• содержание существующего договора
• как определяется рабочее место
• наличие постоянного или заранее определенного графика
• использование специального оборудования и возникновение дополнительных затрат
• метод учета и контроля работы

рассматривается ли работа на дому как право работника или как возможность, которую решает работодатель.

Чем более регулярным, долгосрочным и организационно значимым является работа на дому, тем менее оправданно рассчитывать на индивидуальное одобрение руководителя.

Согласованное место работы и разрешённое место выполнения работы — не одно и то же

Один из наиболее важных вопросов заключается в том, становится ли дом работника местом работы по договору или ему разрешается работать из определенного места лишь изредка.

В первом случае работа на дому является частью договорных условий найма. Во втором случае служебные помещения работодателя могут оставаться договорным местом работы, в то время как работнику при определенных условиях разрешается выполнять часть работы за их пределами.

Эта разница влияет на:

• необходимость заключения приложения
• возможность изменения графика
• право работодателя требовать присутствия в офисе
• условия прекращения работы на дому
• определение разрешенных мест
• возмещение расходов

выполнение правил техники безопасности и гигиены труда на производстве.

Поэтому недостаточно просто заявить, что сотрудник «может работать из дома». Необходимо объяснить, кто принимает решение об этом, в каком объеме применяется такая работа и при каких условиях она может быть изменена.

Требуется ли дополнительное соглашение для гибридной работы?

Если при установлении трудовых отношений работник уже прибегает к работе на дому или удаленной работе, такой режим должен регулироваться трудовым договором.

Если впоследствии будет введен гибридный труд, необходимость в приложении зависит от того, изменяются ли условия труда по договору.

Как правило, приложение потребуется при изменении договорного места работы или другого элемента договора. Это может быть в случае, когда дом работника определен как одно из постоянных мест работы или когда вводится постоянный режим работы за пределами помещения работодателя.

Когда действующий договор уже допускает такую ​​организацию, следует отдельно оценить, достаточны ли общий акт и соответствующее решение работодателя для его реализации.

Поэтому нельзя заранее утверждать ни о том, что приложение нужно в каждом случае, ни о том, что оно никогда не понадобится, поскольку работник согласен работать на дому. Ответ зависит от содержания конкретного договора и фактического характера изменения.

Что должно регулироваться договором, а что внутренним актом

Договор или приложение в первую очередь должны регулировать вопросы, непосредственно определяющие должность конкретного работника, такие как:

• место или места работы по договору
• взаимосвязь между работой в офисе и работой вне помещения работодателя
• основной график работы
• средства работы
• использование личного оборудования
• возмещение затрат
• способ контроля за работой
• обязанность явиться на территорию работодателя

условия изменения или прекращения гибридного режима.

Общий акт работодателя может более подробно регламентировать общие организационные, технические правила и правила техники безопасности, например:

• процедура одобрения работы на дому
• способ определения конкретных дней
• обязательные периоды доступности
• записи начала и окончания работы
• с использованием официальных устройств и приложений
• информационная безопасность
• сообщать о технических проблемах
• ведение деловых документов
• контроль работы
• сообщение о травмах и инцидентах, связанных с безопасностью

возврат оборудования.

Компании часто используют название «политика гибридной работы». Однако само название документа не определяет его юридическую силу.

Внутренняя политика не является автоматически тем же, что и правила работы или другой общий акт, принятый в соответствии с законом. Он также не может в одностороннем порядке изменить права, уже предоставленные работнику по договору.

Поэтому необходимо проверить, что регламентирует документ, кто его принимает и соответствует ли он закону, общим актам и трудовым договорам.

Кто несет расходы на работу на дому

Один из наиболее часто упускаемых из виду вопросов — кто платит за оборудование, интернет, электричество и другие расходы, связанные с работой на дому.

Договор на работу вне помещения работодателя должен определять средства труда, которые работодатель приобретает, устанавливает и обслуживает. Если работник использует собственное оборудование или иные средства, необходимо организовать их использование и компенсацию соответствующих затрат.

Не все бытовые расходы одновременно являются расходами на оплату труда.

Необходимо различать:

• средства, без которых работник не может выполнять свою работу
• затраты на использование собственного оборудования
• дополнительные расходы на интернет, электричество и связь, понесенные в связи с работой

общие бытовые расходы, которые существовали бы даже без работы из дома.

Компенсация может быть организована посредством ежемесячной фиксированной ставки, расчета в зависимости от количества дней работы на дому, возмещения документально подтвержденных расходов или комбинации нескольких моделей.

Выбранный метод расчета должен быть достаточно конкретным, объективным и гармонизированным с фактическими затратами и налоговыми правилами.

Было бы проблематичным общее положение, согласно которому работник несет все расходы по работе на дому, не учитывая, какие средства и затраты должен предоставить или компенсировать работодатель.

Более точное положение, например, может предусматривать, что работодатель предоставляет официальный компьютер, программное обеспечение и техническую поддержку, а работнику выплачивается заранее установленная сумма за дополнительные расходы на интернет и электричество в зависимости от количества дней работы на дому.

График работы и доступность сотрудника

Работа на дому не означает, что сотрудник должен быть доступен в любое время.

Правила о рабочем времени, сверхурочной работе, ежедневном и еженедельном отдыхе и пропусках распространяются на работников, работающих вне помещения работодателя.

Поэтому работодатель должен четко определить:

• начало и конец рабочего времени
• обязательные периоды доступности
• способ записи работы
• порядок определения сверхурочной работы
• правила посещения собраний

обработка в случае перебоев в Интернете или сбоя оборудования.

Особый риск представляет собой неформальная культура постоянной доступности.

Отправка сообщений в нерабочее время не обязательно означает, что сотрудник работал сверхурочно. Однако когда от него ожидается немедленное реагирование, решение задач или регулярный мониторинг бизнес-приложений, может возникнуть вопрос о фактической продолжительности его работы.

В Сербии не существует специального и всеобъемлющего права на исключение, основанного на модели некоторых европейских стран. Однако защиту работника обеспечивают правила об ограничении рабочего времени и обязательном отпуске.

Именно поэтому документация должна определять, когда сотрудник должен быть доступен, а когда он не обязан проверять сообщения и бизнес-системы.

Безопасность и здоровье при работе на дому

Тот факт, что работник работает на дому, не отменяет обязательств работодателя в области охраны труда и техники безопасности.

Работодатель должен совместно с работником определить условия безопасного и здорового труда, предоставляемые им средства труда, способ организации рабочего процесса и профилактические меры.

Работник должен сотрудничать с работодателем, действовать согласно полученным инструкциям и сообщать об изменениях, которые могут повлиять на безопасность труда.

Профилактические меры могут включать:

• правильное положение тела и организация рабочей поверхности
• безопасное использование электрического и компьютерного оборудования
• подходящее освещение
• регулярные перерывы
• предотвращение спотыкания и других физических рисков
• процедура сообщения о травмах

обработка в случае сбоя или инцидента безопасности.

Работодатель может издать письменный акт об оценке рисков при работе на дому и удаленной работе с участием работника. Это не означает, что оценка условий труда не является обязательной, но закон оставляет место для формы отдельного письменного акта. Обязательство определять условия и профилактические меры остается.

В то же время работа на дому не дает работодателю неограниченного права входить и контролировать дом работника. Метод проверки условий должен быть согласован с частной жизнью работника и характером конкретной работы.

Каждая ли травма дома является травмой на работе?

Не каждая травма, полученная в доме работника, автоматически является производственной травмой.

При оценке конкретного мероприятия необходимо учитывать:

• произошла ли травма в рабочее время
• где и при каких обстоятельствах он был создан
• какое действие совершил сотрудник
• было ли это действие связано с рабочими задачами
• когда и как было сообщено о событии

какая документация и другие доказательства существуют.

Травма при использовании служебного оборудования при выполнении задания не тождественна травме, полученной во время частной деятельности, не связанной с работой.

Поэтому внутренняя документация должна содержать четкий порядок сообщения о событиях, но не следует заранее определять, что каждая травма в быту считается травмой на производстве или что никакая такая травма не может носить такой характер.

Контроль работы и конфиденциальность сотрудников

Работодатель имеет право и законный интерес проверять выполнение трудовых обязанностей. Это право не является неограниченным.

Вход в бизнес-систему, контроль выполнения задач или контроль использования служебного компьютера может быть оправдан в зависимости от характера работы.

Значительно более серьезное вторжение в частную жизнь представляет собой:

• непрерывная запись экрана
• автоматическое фотографирование сотрудника
• постоянная активация камеры или микрофона
• отслеживание каждого движения мыши
• контроль частного общения

надзор за членами семьи или за пределами рабочей среды.

Прежде чем внедрять систему мониторинга, работодатель должен определить:

• ясная и допустимая цель
• соответствующая правовая основа
• какие данные он собирает
• все ли данные необходимы
• как долго он их хранит
• кто может получить к ним доступ
• можно ли достичь цели менее инвазивными средствами

как будет уведомлен сотрудник.

Согласие работника не является автоматически самым надежным правовым основанием для любой обработки данных, поскольку в трудовых отношениях существует дисбаланс между работодателем и работником.

Работодатель должен контролировать выполнение трудовых обязанностей, а не личную жизнь работника. Тот факт, что работа выполняется на дому, еще больше увеличивает необходимость соразмерности и четких границ надзора.

Защита бизнес-данных и кибербезопасность

Работа вне офиса увеличивает риск несанкционированного доступа к документам, устройствам и бизнес-системам.

Поэтому правила удаленной работы должны включать:

• использование официальных устройств
• надежные пароли и многофакторная аутентификация
• безопасное подключение к бизнес-системам
• запрет использования незащищенных публичных сетей
• хранение бумажной документации
• запрет доступа третьих лиц
• сообщение о потерянных или украденных устройствах
• действия в случае киберинцидента
• возврат оборудования и удаление бизнес-данных

защита коммерческой тайны.

В частности, следует определить, разрешено ли сотруднику работать в кафе, общем офисном помещении, доме отдыха или в другой стране.

Разрешение на работу на дому не должно автоматически означать разрешение на работу из любого места.

Работа из другой страны может открыть вопросы применения иностранного трудового законодательства, налогового статуса, социального обеспечения, разрешений на проживание и работу, информационной безопасности и международной передачи данных. Поэтому такая работа должна быть заранее специально одобрена и юридически проанализирована.

Может ли работодатель отменить режим работы из дома?

Ответ зависит от того, как будет введена и юридически оформлена работа на дому.

Если дом работника указан в качестве постоянного или обычного места работы, односторонний приказ о возвращении в офис может означать изменение договорных условий труда.

Если работа на дому организована как ограниченная по времени или аннулированная возможность с четко определенными критериями и правом работодателя изменять график, возможности для организационных изменений могут быть шире.

Таким образом, документация должна отвечать на следующие вопросы:

• имеет ли работник право на точное количество дней работы на дому
• кто определяет конкретные дни
• насколько заранее сообщается расписание
• В каких ситуациях работодатель может потребовать явку
• может ли сотрудник самостоятельно поменять место работы
• по каким причинам гибридный режим может быть ограничен или отменен

требует ли постоянное изменение приложения.

Формулировка о том, что работник «может время от времени работать на дому», недостаточна, если из нее нельзя сделать вывод, кто принимает решение, как долго длится такая работа и при каких условиях она заканчивается.

Равное отношение к сотрудникам

Работодатель не обязан предоставлять каждому работнику одинаковое количество дней работы на дому, независимо от характера работы.

Определенные должности требуют физического присутствия, прямого контакта с клиентами, доступа к оборудованию или работы с документацией, которую нельзя безопасно использовать за пределами предприятия.

Однако различия между сотрудниками должны основываться на объективных и заранее понятных критериях, таких как:

• характер рабочих мест
• необходимость присутствия в определенном месте
• требования безопасности
• организация команды
• защита конфиденциальности

технические возможности.

Произвольное разрешение работы на дому отдельным сотрудникам без четких критериев может увеличить риск возникновения споров из-за неравного обращения.

Самые распространенные ошибки работодателей

Доверие к устному соглашению

Позже сложно доказать, о чем было договорено, как долго должен был просуществовать режим и кто имел право его менять.

Неправильная оценка необходимости приложения

Рискованно предполагать, что приложение всегда необходимо и что оно никогда не понадобится. Ответ зависит от содержания действующего договора и фактического изменения условий труда.

Нерегулируемые затраты

Сотрудники и работодатели могут по-разному понимать, кто платит за оборудование, интернет, электричество и техническое обслуживание.

Отсутствие учета рабочего времени.

Работодателю сложно доказать продолжительность работы, использование отпусков и наличие сверхурочной работы.

Постоянное наличие сотрудника

Гибридная модель превращается в продление рабочего дня без четкого учета и соответствующей компенсации.

Чрезмерное электронное наблюдение

Контроль производительности может обернуться непропорциональной обработкой данных и нарушением конфиденциальности сотрудников.

Пренебрежение безопасностью на работе

Работодатель не имеет установленных условий, мер профилактики и порядка сообщения о травмах.

Смутное возвращение в офис

Возникает спор о том, является ли работа на дому договорным правом, постоянным местом работы или отменяет организационную возможность.

Копирование внешней политики

Документ может содержать институты, которых нет в сербском законодательстве, или игнорировать обязательства внутреннего законодательства.

Работа из-за границы без одобрения

Работодатель может подвергаться рискам трудового законодательства, налогообложения, иммиграции и регулирования.

Контрольный список для юридического введения гибридной работы

Договоры и внутренние акты

просмотреть существующие трудовые договоры

точно определить место работы

оценить, нужны ли приложения

принять или согласовать соответствующий общий акт

определять взаимосвязь между договорами, правилами и внутренней политикой.

Организация работы

определить, какие работы можно выполнять за пределами помещений работодателя

определить, кто одобряет работу на дому

определить график и обязательность приезда в офис

определить разрешенные места работы

отдельно организуем работу из другой страны.

Оборудование и стоимость

определить, какие средства предоставляет работодатель

организовать использование личного оборудования

определить ответственность за обслуживание и возврат оборудования

определить способ возмещения затрат.

Рабочее время и контроль

организовать учет рабочего времени

определить обязательные периоды доступности

организовать сверхурочную работу

проверить законность и соразмерность надзора

определить метод отчетности и связи.

Безопасность и защита данных

определить профилактические меры по безопасности и охране труда на производстве

прописать порядок сообщения о травмах

регулировать защиту деловых и личных данных

прописать порядок действий в случае технического инцидента или инцидента безопасности

обучать сотрудников и руководителей.

Заключение

Существенная правовая проблема гибридной работы заключается не в том, что в Законе о труде не используется именно этот термин. Проблема возникает, когда работодатель пытается построить постоянную и организационно значимую модель работы на основе случайного и неформального соглашения.

Работа на дому и гибридная работа могут быть законными и функциональными только тогда, когда ясно:

• где работает сотрудник
• кто определяет график
• кто предоставляет оборудование
• как возмещаются расходы
• как учитывается рабочее время
• каким образом контролируется выполнение работ
• какие меры безопасности приняты

когда и на каких условиях работника можно вернуть в офис.

Универсального шаблона недостаточно. Документация должна быть адаптирована к содержанию действующих договоров, характеру работ, технологии, способу управления и фактической организации конкретного работодателя.

Подробнее о трудовых договорах, внутренних актах, документации, охране труда и других обязательствах компаний читайте в справочнике Трудовое право для работодателей Сербии: что должна организовать каждая компания.

JP Law может проанализировать существующие договоры и практику работодателей, определить, необходимо ли приложение, и подготовить договоры, правила и другую документацию, соответствующую реальной модели работы на дому и гибридной работе.

Часто задаваемые вопросы

Должна ли быть указана работа на дому в трудовом договоре?

Если работа на дому является договорным и регулярным способом выполнения работы вне помещения работодателя, она должна регулироваться договором. В случае периодической гибкости ответ зависит от существующего договора и конкретного способа работы.

Требуется ли дополнительное соглашение для гибридной работы?

Приложение требуется в случае изменения согласованных условий труда, особенно места работы или других элементов договора. Если существующий договор уже допускает такую ​​организацию, следует оценить, достаточны ли общий акт и решение работодателя.

Кто платит за интернет и электричество?

Способ компенсации должен быть согласован заранее. От общехозяйственных расходов необходимо отличать дополнительные расходы, возникающие в связи с работой. Компенсация может быть фиксированной, рассчитанной в зависимости от количества дней работы на дому, или регулироваться другой объективной моделью.

Может ли работодатель контролировать деятельность сотрудника за компьютером?

Может осуществлять обоснованный и соразмерный контроль исполнения трудовых обязанностей. Сотрудник должен быть проинформирован о типе, цели и объеме наблюдения, а сбор данных не должен быть более обширным, чем необходимо.

Является ли травма дома травмой на работе?

Не автоматически. Необходимо установить, произошла ли травма во время работы и в связи с выполнением рабочих задач, учитывая время, место, обстоятельства и имеющиеся доказательства.

Может ли работодатель потребовать возвращения работника на работу?

Может в той мере, в какой это позволяют договор, приложение, общий акт и способ введения гибридного режима. Если дом работника указан в качестве постоянного места работы, для постоянного изменения может потребоваться пристройка.

Может ли сотрудник работать из любого места или из другой страны?

Не без ограничений. Работодатель может определить разрешенные места для защиты данных, безопасности и организации бизнеса. Работа из другой страны требует специальной юридической оценки и предварительного одобрения.

Может ли внутренняя политика заменить приложение к договору?

Не тогда, когда он меняет права или условия, которые уже были заключены в договоре. Внутренний акт может более детально регулировать общие правила, но не может самостоятельно изменять содержание трудового договора.