Rad od kuće i hibridni rad: kako ih pravno urediti

Zaposleni dva dana nedeljno radi od kuće, a preostala tri dolazi u kancelariju. Konkretne dane dogovara sa neposrednim rukovodiocem. Poslodavac mu je obezbedio laptop, ali ovaj način rada nije uređen ugovorom, aneksom niti internim aktom.

Takav model može dugo funkcionisati bez problema. Pitanja se najčešće otvaraju tek kada zaposleni odbije da se vrati u kancelariju, zatraži naknadu troškova, prijavi povredu tokom rada kod kuće ili ospori način na koji poslodavac prati njegov rad.

Da li je, onda, dovoljno da se poslodavac i zaposleni usmeno dogovore o radu od kuće?

Odgovor zavisi od sadržaja postojećeg ugovora, učestalosti rada van prostorija poslodavca i toga da li je reč o povremenoj pogodnosti ili ustaljenom modelu organizacije rada.

Kada rad od kuće postane redovan deo radnog odnosa, ne bi ga trebalo zasnivati samo na elektronskoj prepisci, usmenom odobrenju rukovodioca ili nepisanoj praksi. Prava i obaveze poslodavca i zaposlenog treba urediti unapred i uskladiti ih sa stvarnim načinom rada.

Kako Zakon o radu uređuje rad van prostorija poslodavca

Zakon o radu koristi pojam rada van prostorija poslodavca i navodi da on obuhvata rad na daljinu i rad od kuće.

Za takav rad zakon predviđa poseban sadržaj ugovora o radu. Pored opštih elemenata, ugovor treba da uredi trajanje radnog vremena prema normativima rada, način nadzora nad radom zaposlenog, sredstva za rad koja obezbeđuje poslodavac, korišćenje sopstvenih sredstava zaposlenog, naknadu troškova njihove upotrebe i naknadu drugih troškova rada.

Hibridni rad nije posebno definisan kao samostalan pravni institut. U poslovnoj praksi tim izrazom se najčešće označava model u kojem zaposleni deo vremena radi u prostorijama poslodavca, a deo iz svog doma ili sa druge odobrene lokacije.

To što zakon ne koristi izraz „hibridni rad” ne znači da je takav model nedopušten. Njegova pravna održivost zavisi od toga da li su mesto i način rada, raspored, oprema, troškovi, kontrola i druga relevantna pitanja pravilno uređeni.

Problem, dakle, nije u nazivu modela, već u pokušaju da se trajan način organizacije rada zasnuje na neformalnom dogovoru.

Povremeni rad od kuće i redovan hibridni model nisu isto

Nije svako povremeno obavljanje posla od kuće automatski trajna promena ugovorenih uslova rada.

Zaposlenom se, na primer, može izuzetno omogućiti da određenog dana radi od kuće zbog porodičnih okolnosti, vremenskih uslova ili drugog opravdanog razloga. Takva situacija nije isto što i unapred utvrđen režim prema kojem zaposleni svake nedelje dva ili tri dana radi van prostorija poslodavca.

Pri proceni da li određeni model treba formalnije urediti naročito su važni:

• učestalost i trajanje rada od kuće
• sadržaj postojećeg ugovora
• način na koji je definisano mesto rada
• postojanje stalnog ili unapred utvrđenog rasporeda
• korišćenje posebne opreme i nastanak dodatnih troškova
• način evidencije i kontrole rada

da li je rad od kuće predstavljen kao pravo zaposlenog ili kao mogućnost o kojoj odlučuje poslodavac.

Što je rad od kuće redovniji, dugotrajniji i organizaciono značajniji, to je manje opravdano oslanjanje na pojedinačna odobrenja rukovodioca.

Ugovoreno mesto rada nije isto što i dozvoljena lokacija rada

Jedno od najvažnijih pitanja jeste da li dom zaposlenog postaje ugovoreno mesto rada ili mu se samo dopušta da povremeno radi sa određene lokacije.

U prvom slučaju rad od kuće predstavlja deo ugovorenih uslova radnog odnosa. U drugom, poslovne prostorije poslodavca mogu ostati ugovoreno mesto rada, dok se zaposlenom, pod određenim uslovima, omogućava da deo poslova obavlja van njih.

Ta razlika utiče na:

• potrebu za zaključivanjem aneksa
• mogućnost promene rasporeda
• pravo poslodavca da zahteva dolazak u kancelariju
• uslove ukidanja rada od kuće
• određivanje dozvoljenih lokacija
• naknadu troškova

primenu pravila bezbednosti i zdravlja na radu.

Zbog toga nije dovoljno navesti samo da zaposleni „može raditi od kuće”. Potrebno je objasniti ko o tome odlučuje, u kom obimu se takav rad primenjuje i pod kojim uslovima može biti promenjen.

Da li je za hibridni rad potreban aneks ugovora

Kada se zaposleni već prilikom zasnivanja radnog odnosa angažuje za rad od kuće ili rad na daljinu, takav režim treba urediti ugovorom o radu.

Ako se hibridni rad uvodi naknadno, potreba za aneksom zavisi od toga da li se menjaju ugovoreni uslovi rada.

Aneks će, po pravilu, biti potreban kada se menja ugovoreno mesto rada ili drugi element ugovora. To može biti slučaj kada se dom zaposlenog utvrđuje kao jedno od redovnih mesta rada ili kada se uvodi trajni režim rada van prostorija poslodavca.

Kada postojeći ugovor već omogućava takvu organizaciju, treba posebno proceniti da li su za njeno sprovođenje dovoljni opšti akt i odgovarajuća odluka poslodavca.

Zbog toga se ne može unapred tvrditi ni da je aneks potreban u svakom slučaju ni da nikada nije potreban zato što zaposleni pristaje da radi od kuće. Odgovor zavisi od sadržaja konkretnog ugovora i stvarne prirode promene.

Šta treba urediti ugovorom, a šta internim aktom

Ugovorom ili aneksom prvenstveno treba urediti pitanja koja neposredno određuju položaj konkretnog zaposlenog, kao što su:

• ugovoreno mesto ili mesta rada
• odnos rada iz kancelarije i rada van prostorija poslodavca
• osnovni raspored rada
• sredstva za rad
• korišćenje privatne opreme
• naknada troškova
• način nadzora nad radom
• obaveza dolaska u prostorije poslodavca

uslovi promene ili prestanka hibridnog režima.

Opštim aktom poslodavca mogu se detaljnije urediti zajednička organizaciona, tehnička i bezbednosna pravila, na primer:

• postupak odobravanja rada od kuće
• način određivanja konkretnih dana
• periodi obavezne dostupnosti
• evidencija početka i završetka rada
• korišćenje službenih uređaja i aplikacija
• informaciona bezbednost
• prijavljivanje tehničkih problema
• čuvanje poslovne dokumentacije
• kontrola rada
• prijavljivanje povreda i bezbednosnih incidenata

vraćanje opreme.

Kompanije često koriste naziv „politika hibridnog rada”. Sam naziv dokumenta, međutim, ne određuje njegovu pravnu snagu.

Interna politika nije automatski isto što i pravilnik o radu ili drugi opšti akt donet u skladu sa zakonom. Ona takođe ne može jednostrano promeniti prava koja su zaposlenom već priznata ugovorom.

Zato treba proveriti šta dokument uređuje, ko ga donosi i da li je usklađen sa zakonom, opštim aktima i ugovorima zaposlenih.

Ko snosi troškove rada od kuće

Jedno od najčešće zanemarenih pitanja jeste ko plaća opremu, internet, električnu energiju i druge troškove povezane sa radom od kuće.

Ugovor za rad van prostorija poslodavca treba da odredi sredstva za rad koja poslodavac nabavlja, instalira i održava. Ako zaposleni koristi sopstvenu opremu ili druga sredstva, potrebno je urediti njihovu upotrebu i naknadu odgovarajućih troškova.

Nisu svi troškovi domaćinstva istovremeno troškovi rada.

Potrebno je razlikovati:

• sredstva bez kojih zaposleni ne može da obavlja posao
• troškove korišćenja sopstvene opreme
• dodatne troškove interneta, električne energije i komunikacije nastale zbog rada

opšte troškove domaćinstva koji bi postojali i bez rada od kuće.

Naknada može biti uređena kroz mesečni paušal, obračun prema broju dana rada od kuće, refundiranje dokumentovanih troškova ili kombinaciju više modela.

Odabrani način obračuna treba da bude dovoljno određen, objektivan i usklađen sa stvarnim troškovima i poreskim pravilima.

Problematična bi bila opšta odredba prema kojoj zaposleni snosi sve troškove rada od kuće, bez razmatranja koja sredstva i troškove poslodavac treba da obezbedi ili nadoknadi.

Preciznija odredba, na primer, može predvideti da poslodavac obezbeđuje službeni računar, softver i tehničku podršku, dok se zaposlenom za dodatne troškove interneta i električne energije isplaćuje unapred određen iznos prema broju dana rada od kuće.

Radno vreme i dostupnost zaposlenog

Rad od kuće ne znači da zaposleni mora biti dostupan u svakom trenutku.

Na zaposlene koji rade van prostorija poslodavca primenjuju se pravila o radnom vremenu, prekovremenom radu, dnevnom i nedeljnom odmoru i odsustvima.

Poslodavac zato treba jasno da odredi:

• početak i završetak radnog vremena
• periode obavezne dostupnosti
• način evidentiranja rada
• postupak za određivanje prekovremenog rada
• pravila za prisustvovanje sastancima

postupanje u slučaju prekida interneta ili kvara opreme.

Poseban rizik predstavlja neformalna kultura stalne dostupnosti.

Slanje poruka van radnog vremena ne mora samo po sebi značiti da je zaposleni radio prekovremeno. Međutim, kada se od njega očekuje da odmah odgovara, rešava zadatke ili redovno prati poslovne aplikacije, može se otvoriti pitanje stvarnog trajanja njegovog rada.

U Srbiji ne postoji posebno i sveobuhvatno uređeno pravo na isključenje po modelu pojedinih evropskih država. Zaštita zaposlenog ipak proizlazi iz pravila o ograničenom radnom vremenu i obaveznim odmorima.

Zato dokumentacija treba da odredi kada zaposleni mora biti dostupan, a kada nema obavezu da proverava poruke i poslovne sisteme.

Bezbednost i zdravlje pri radu od kuće

To što zaposleni radi u svom domu ne ukida obaveze poslodavca u oblasti bezbednosti i zdravlja na radu.

Poslodavac treba da, u saradnji sa zaposlenim, utvrdi uslove za bezbedan i zdrav rad, sredstva za rad koja obezbeđuje, način organizovanja radnog procesa i preventivne mere.

Zaposleni treba da sarađuje sa poslodavcem, postupa prema dobijenim uputstvima i prijavi promene koje mogu uticati na bezbednost rada.

Preventivne mere mogu obuhvatiti:

• pravilan položaj tela i organizaciju radne površine
• bezbedno korišćenje električne i računarske opreme
• odgovarajuće osvetljenje
• redovne pauze
• sprečavanje saplitanja i drugih fizičkih rizika
• postupak prijavljivanja povrede

postupanje u slučaju kvara ili bezbednosnog incidenta.

Poslodavac može doneti pisani akt o proceni rizika za rad od kuće i rad na daljinu uz učešće zaposlenog. To ne znači da je procena uslova rada opciona, već da zakon ostavlja prostor u pogledu forme posebnog pisanog akta. Obaveza utvrđivanja uslova i preventivnih mera ostaje.

Istovremeno, rad od kuće ne daje poslodavcu neograničeno pravo ulaska i kontrole doma zaposlenog. Način provere uslova treba uskladiti sa privatnošću zaposlenog i prirodom konkretnog posla.

Da li je svaka povreda kod kuće povreda na radu

Nije svaka povreda koja se dogodi u domu zaposlenog automatski povreda na radu.

Prilikom ocene konkretnog događaja potrebno je razmotriti:

• da li se povreda dogodila tokom radnog vremena
• gde i pod kojim okolnostima je nastala
• koju je radnju zaposleni obavljao
• da li je ta radnja bila povezana sa radnim zadacima
• kada i na koji način je događaj prijavljen

koja dokumentacija i drugi dokazi postoje.

Povreda prilikom korišćenja službene opreme tokom obavljanja zadatka nije ista situacija kao povreda nastala tokom privatne aktivnosti koja nema vezu sa radom.

Zbog toga interna dokumentacija treba da sadrži jasan postupak prijavljivanja događaja, ali ne treba unapred određivati da se svaka povreda kod kuće smatra povredom na radu ili da nijedna takva povreda ne može imati taj karakter.

Kontrola rada i privatnost zaposlenog

Poslodavac ima pravo i legitiman interes da proverava izvršavanje radnih obaveza. To pravo nije neograničeno.

Evidentiranje prijavljivanja na poslovni sistem, praćenje realizacije zadataka ili kontrola korišćenja službenog računara mogu biti opravdani u zavisnosti od prirode posla.

Znatno ozbiljnije zadiranje u privatnost predstavljaju:

• neprekidno snimanje ekrana
• automatsko fotografisanje zaposlenog
• stalno aktiviranje kamere ili mikrofona
• praćenje svakog pokreta miša
• kontrola privatne komunikacije

nadzor članova domaćinstva ili prostora izvan radnog okruženja.

Pre uvođenja sistema nadzora poslodavac treba da utvrdi:

• jasnu i dopuštenu svrhu
• odgovarajući pravni osnov
• koje podatke prikuplja
• da li su svi podaci neophodni
• koliko dugo ih čuva
• ko može da im pristupi
• da li se cilj može postići manje invazivnim sredstvom

kako će zaposleni biti obavešten.

Saglasnost zaposlenog nije automatski najpouzdaniji pravni osnov za svaku obradu podataka, jer u radnom odnosu postoji neravnoteža između poslodavca i zaposlenog.

Poslodavac treba da kontroliše izvršenje radnih obaveza, a ne privatni život zaposlenog. Činjenica da se rad obavlja u domu dodatno povećava potrebu za srazmernošću i jasnim ograničenjima nadzora.

Zaštita poslovnih podataka i sajber bezbednost

Rad izvan kancelarije povećava rizik od neovlašćenog pristupa dokumentima, uređajima i poslovnim sistemima.

Pravila rada na daljinu zato treba da obuhvate:

• korišćenje službenih uređaja
• jake lozinke i višefaktorsku autentifikaciju
• bezbednu vezu sa poslovnim sistemima
• zabranu korišćenja nezaštićenih javnih mreža
• čuvanje papirne dokumentacije
• zabranu pristupa trećim licima
• prijavljivanje gubitka ili krađe uređaja
• postupanje u slučaju sajber incidenta
• vraćanje opreme i brisanje poslovnih podataka

zaštitu poslovne tajne.

Posebno treba urediti da li zaposleni sme da radi iz kafića, zajedničkog poslovnog prostora, vikendice ili druge države.

Dozvola za rad od kuće ne treba automatski da predstavlja dozvolu za rad sa bilo koje lokacije.

Rad iz druge države može otvoriti pitanja primene stranog radnog prava, poreskog statusa, socijalnog osiguranja, boravišnih i radnih dozvola, informacione bezbednosti i međunarodnog prenosa podataka. Zbog toga takav rad treba posebno odobriti i prethodno pravno analizirati.

Može li poslodavac ukinuti rad od kuće

Odgovor zavisi od toga kako je rad od kuće uveden i pravno formulisan.

Ako je dom zaposlenog ugovoren kao trajno ili redovno mesto rada, jednostrani nalog za povratak u kancelariju može predstavljati promenu ugovorenih uslova rada.

Ako je rad od kuće uređen kao vremenski ograničena ili opoziva mogućnost, uz jasno određene kriterijume i pravo poslodavca da menja raspored, prostor za organizacionu promenu može biti širi.

Dokumentacija zato treba da odgovori na sledeća pitanja:

• da li zaposleni ima pravo na tačno određen broj dana rada od kuće
• ko određuje konkretne dane
• koliko unapred se raspored saopštava
• u kojim situacijama poslodavac može zahtevati dolazak
• da li zaposleni može samostalno promeniti lokaciju rada
• iz kojih razloga se hibridni režim može ograničiti ili ukinuti

da li je za trajnu promenu potreban aneks.

Formulacija da zaposleni „može povremeno raditi od kuće” nije dovoljna ako se iz nje ne može zaključiti ko donosi odluku, koliko takav rad traje i pod kojim uslovima prestaje.

Jednak tretman zaposlenih

Poslodavac nije dužan da svakom zaposlenom omogući isti broj dana rada od kuće bez obzira na prirodu posla.

Određena radna mesta zahtevaju fizičko prisustvo, neposredan kontakt sa klijentima, pristup opremi ili rad sa dokumentacijom koja se ne može bezbedno koristiti van poslovnih prostorija.

Razlike između zaposlenih ipak treba da budu zasnovane na objektivnim i unapred razumljivim kriterijumima, kao što su:

• priroda poslova
• potreba prisustva na određenoj lokaciji
• bezbednosni zahtevi
• organizacija tima
• zaštita poverljivih podataka

tehničke mogućnosti.

Proizvoljno odobravanje rada od kuće pojedinim zaposlenima, bez jasnih kriterijuma, može povećati rizik od spora zbog nejednakog postupanja.

Najčešće greške poslodavaca

Oslanjanje na usmeni dogovor

Kasnije je teško dokazati šta je dogovoreno, koliko je režim trebalo da traje i ko je imao pravo da ga promeni.

Pogrešna procena potrebe za aneksom

Rizično je pretpostaviti i da je aneks uvek potreban i da nikada nije potreban. Odgovor zavisi od sadržaja postojećeg ugovora i stvarne promene uslova rada.

Neuređeni troškovi

Zaposleni i poslodavac mogu različito razumeti ko plaća opremu, internet, električnu energiju i održavanje.

Nepostojanje evidencije radnog vremena

Poslodavac otežano dokazuje trajanje rada, korišćenje odmora i postojanje prekovremenog rada.

Stalna dostupnost zaposlenog

Hibridni model se pretvara u produženje radnog dana bez jasne evidencije i odgovarajuće naknade.

Prekomeran elektronski nadzor

Kontrola produktivnosti može prerasti u nesrazmernu obradu podataka i povredu privatnosti zaposlenog.

Zanemarivanje bezbednosti na radu

Poslodavac nema utvrđene uslove, preventivne mere niti postupak prijavljivanja povreda.

Nejasan povratak u kancelariju

Nastaje spor da li je rad od kuće ugovoreno pravo, trajno mesto rada ili opoziva organizaciona mogućnost.

Kopiranje stranih politika

Dokument može sadržati institute koji ne postoje u pravu Srbije ili zanemariti obaveze domaćeg prava.

Rad iz inostranstva bez odobrenja

Poslodavac može biti izložen radnopravnim, poreskim, imigracionim i regulatornim rizicima.

Kontrolna lista za zakonito uvođenje hibridnog rada

Ugovori i interni akti

pregledati postojeće ugovore o radu

precizno odrediti mesto rada

proceniti da li su potrebni aneksi

doneti ili uskladiti odgovarajući opšti akt

utvrditi odnos ugovora, pravilnika i interne politike.

Organizacija rada

odrediti koji poslovi mogu da se obavljaju van prostorija poslodavca

utvrditi ko odobrava rad od kuće

definisati raspored i obavezu dolaska u kancelariju

odrediti dozvoljene lokacije rada

posebno urediti rad iz druge države.

Oprema i troškovi

utvrditi koja sredstva obezbeđuje poslodavac

urediti korišćenje privatne opreme

odrediti odgovornost za održavanje i vraćanje opreme

utvrditi način naknade troškova.

Radno vreme i kontrola

organizovati evidenciju radnog vremena

definisati periode obavezne dostupnosti

urediti prekovremeni rad

proveriti zakonitost i srazmernost nadzora

utvrditi način izveštavanja i komunikacije.

Bezbednost i zaštita podataka

utvrditi preventivne mere bezbednosti i zdravlja na radu

propisati postupak prijavljivanja povreda

urediti zaštitu poslovnih i ličnih podataka

propisati postupanje u slučaju tehničkog ili bezbednosnog incidenta

obučiti zaposlene i rukovodioce.

Zaključak

Suštinski pravni problem hibridnog rada nije u tome što Zakon o radu ne koristi upravo taj izraz. Problem nastaje kada poslodavac trajan i organizaciono značajan model rada pokušava da zasnuje na povremenom i neformalnom dogovoru.

Rad od kuće i hibridni rad mogu biti zakoniti i funkcionalni samo kada je jasno:

• gde zaposleni radi
• ko određuje raspored
• ko obezbeđuje opremu
• kako se nadoknađuju troškovi
• kako se evidentira radno vreme
• na koji način se kontroliše izvršenje poslova
• koje mere bezbednosti se primenjuju

kada i pod kojim uslovima zaposleni može biti vraćen u kancelariju.

Univerzalni obrazac nije dovoljan. Dokumentacija mora biti prilagođena sadržaju postojećih ugovora, prirodi poslova, tehnologiji, načinu rukovođenja i stvarnoj organizaciji konkretnog poslodavca.

Više o ugovorima o radu, internim aktima, evidencijama, bezbednosti na radu i drugim obavezama kompanija pročitajte u vodiču Radno pravo za poslodavce u Srbiji: šta svaka kompanija mora da uredi.

JP Law može pregledati postojeće ugovore i praksu poslodavca, utvrditi da li je potreban aneks i pripremiti ugovore, pravilnike i drugu dokumentaciju usklađenu sa stvarnim modelom rada od kuće i hibridnog rada.

Često postavljana pitanja

Da li rad od kuće mora biti naveden u ugovoru o radu?

Kada je rad od kuće ugovoreni i redovan način obavljanja poslova van prostorija poslodavca, potrebno ga je urediti ugovorom. Kod povremene fleksibilnosti odgovor zavisi od postojećeg ugovora i konkretnog načina rada.

Da li je za hibridni rad potreban aneks ugovora?

Aneks je potreban kada se menjaju ugovoreni uslovi rada, naročito mesto rada ili drugi elementi ugovora. Ako postojeći ugovor već omogućava takvu organizaciju, treba proceniti da li su dovoljni opšti akt i odluka poslodavca.

Ko plaća internet i električnu energiju?

Način naknade treba unapred urediti. Potrebno je razlikovati dodatne troškove nastale zbog rada od opštih troškova domaćinstva. Naknada može biti paušalna, obračunata prema broju dana rada od kuće ili uređena drugim objektivnim modelom.

Može li poslodavac pratiti aktivnosti zaposlenog na računaru?

Može sprovoditi opravdanu i srazmernu kontrolu izvršenja radnih obaveza. Zaposleni treba da bude obavešten o vrsti, svrsi i obimu nadzora, a prikupljanje podataka ne sme biti šire nego što je neophodno.

Da li je povreda kod kuće povreda na radu?

Ne automatski. Potrebno je utvrditi da li je povreda nastala tokom rada i u vezi sa obavljanjem radnih zadataka, uz razmatranje vremena, mesta, okolnosti i dostupnih dokaza.

Može li poslodavac zahtevati povratak zaposlenog u kancelariju?

Može u meri u kojoj to dopuštaju ugovor, aneks, opšti akt i način na koji je hibridni režim uveden. Ako je dom zaposlenog ugovoren kao redovno mesto rada, za trajnu promenu može biti potreban aneks.

Može li zaposleni raditi sa bilo koje lokacije ili iz druge države?

Ne bez ograničenja. Poslodavac može odrediti dozvoljene lokacije radi zaštite podataka, bezbednosti i organizacije poslovanja. Rad iz druge države zahteva posebnu pravnu procenu i prethodno odobrenje.

Može li interna politika zameniti aneks ugovora?

Ne kada se njome menjaju prava ili uslovi koji su već ugovoreni. Internim aktom mogu se detaljnije urediti zajednička pravila, ali on ne može samostalno izmeniti sadržaj ugovora o radu.