Ugovor o poslovnoj saradnji: ključne odredbe koje štite kompaniju

Dve kompanije dogovore saradnju, usaglase cenu i okvirno podele obaveze. Dok posao funkcioniše, činjenica da pojedina pitanja nisu precizno uređena ugovorom možda ne deluje posebno važno. Problem nastaje kada isporuka kasni, kvalitet usluge ne odgovara očekivanom, faktura ostane neplaćena ili jedna strana odluči da saradnju prekine.

Tada se često pokazuje da najveći problem nije to što ugovor ne postoji, već što ne daje dovoljno jasan odgovor na pitanje ko je šta bio dužan da uradi i šta se događa kada tu obavezu ne ispuni.

Zbog toga ugovor o poslovnoj saradnji ne treba posmatrati samo kao formalnu potvrdu dogovora. Njegova važnija funkcija je da definiše obaveze, raspodeli poslovne rizike i uredi ključna pitanja korporativnog poslovanja.

Šta je ugovor o poslovnoj saradnji?

Izraz „ugovor o poslovnoj saradnji“ u praksi se koristi za veoma različite poslovne odnose. Može obuhvatiti pružanje usluga, distribuciju robe, razvoj softvera, marketing, savetovanje, dugoročnu nabavku, proizvodnju ili druge oblike saradnje.

Zato naziv ugovora nije presudan. Mnogo je važnije šta su ugovorne strane zaista dogovorile.

Prema pravilima obligacionog prava, ugovorne strane imaju široku slobodu da svoje odnose urede prema sopstvenoj volji, ali unutar granica koje postavljaju prinudni propisi, javni poredak i dobri običaji.

U praksi to znači da dobar ugovor o poslovnoj saradnji između firmi ne treba preuzimati kao univerzalni obrazac. Njegov sadržaj treba da prati konkretan posao i rizike koji iz njega proizlaze.

Precizno definisan predmet saradnje je prva linija zaštite

Jedna od najčešćih slabosti poslovnih ugovora jeste neprecizno definisan predmet saradnje.

Formulacija da će kompanija pružati „marketinške usluge“ ili da će strane „sarađivati na razvoju poslovanja“ može funkcionisati dok su odnosi dobri. Ako nastane spor, takva formulacija otvara niz pitanja.

Koje usluge su tačno obuhvaćene? Koliki je njihov obim? Kada se smatra da je posao izvršen? Ko odobrava rezultat? Koliko izmena je uključeno u cenu?

To se posebno dobro vidi kod razvoja softvera.

Zamislimo da kompanija angažuje developera za izradu aplikacije. Aplikacija je tehnički završena i developer izdaje fakturu. Naručilac, međutim, tvrdi da proizvod još nije spreman za komercijalnu upotrebu. Ako ugovor ne definiše funkcionalnosti, faze razvoja, način testiranja i kriterijume prihvata, pitanje da li je posao uopšte završen može postati centralno pitanje spora.

Zato je korisno precizno odrediti:

• šta se isporučuje;
• u kom obimu;
• prema kojim specifikacijama;
• ko ima koju obavezu;
• koji rokovi važe;
• kako se potvrđuje izvršenje;

šta predstavlja prihvatljiv rezultat.

Što je projekat složeniji, to je važnije da predmet saradnje ne ostane na nivou opšte formulacije.

Cena nije dovoljna: uredite fakturisanje i uslove plaćanja

Kompanije uglavnom pažljivo pregovaraju o ceni. Manje pažnje ponekad posvete pitanju kada tačno nastaje pravo na naplatu.

A upravo tu može nastati problem.

Jedna strana smatra da je završila posao i izdaje fakturu. Druga tvrdi da posao nije završen ili da nije predat na ugovoreni način.

Zato ugovor treba da uredi ne samo cenu, već i način njenog obračuna, dinamiku fakturisanja, rokove plaćanja i uslove koji moraju biti ispunjeni da bi faktura mogla da bude izdata.

Kod složenijih projekata plaćanje se može povezati sa jasno određenim fazama, prihvatanjem rezultata ili drugom proverljivom činjenicom.

Kod kašnjenja sa novčanom obavezom zakon predviđa posledice docnje, uključujući pravo poverioca na zateznu kamatu pod propisanim uslovima.

Dobro uređena procedura fakturisanja zbog toga nije administrativni detalj. Ona može značajno olakšati i kasniju naplatu potraživanja.

Rok bez posledice često nije dovoljan

Nije dovoljno ugovoriti da određeni posao mora biti završen za 30 dana. Važno je urediti i šta se događa ako to ne bude učinjeno.

U konkretnom poslovnom odnosu treba proceniti koliko je rok značajan i da li njegovo propuštanje opravdava raskid, dodatni rok za izvršenje, ugovornu kaznu kada je ona dozvoljena ili neki drugi mehanizam.

Obligaciono pravo razlikuje situacije u kojima je ispunjenje u određenom roku bitan sastojak ugovora od onih u kojima to nije slučaj. Kod raskida zbog neispunjenja zato nije dovoljno automatski zaključiti da svako propuštanje roka odmah dovodi do prestanka ugovora.

Važno je urediti i šta se događa kada jedna strana ne može da izvrši svoju obavezu zato što druga nije dostavila potrebne podatke, materijal, dokumentaciju ili odobrenje.

Ako kompanija za početak proizvodnje mora da dobije tehničku specifikaciju od naručioca, kašnjenje naručioca sa dostavljanjem specifikacije trebalo bi da ima jasno određene posledice po rok proizvođača.

U suprotnom, kompanija može formalno doći u docnju zbog okolnosti koje nije izazvala.

Odgovornost za štetu treba prilagoditi stvarnom riziku posla

Odredbe o odgovornosti često se preuzimaju iz prethodnih ugovora bez ozbiljne procene šta kod konkretnog posla može da pođe po zlu.

To nije dobro rešenje.

Rizik kod manjeg savetodavnog angažmana nije isti kao kod razvoja ključnog softverskog sistema, proizvodnje komponenti ili dugoročnog ugovora o distribuciji.

Zato bi trebalo razmotriti za koje povrede jedna strana odgovara, koje posledice realno mogu nastati i da li je primereno ugovoriti određena ograničenja odgovornosti.

Istovremeno, ugovorom se ne može neograničeno isključivati svaka odgovornost. Zakon o obligacionim odnosima postavlja ograničenja, između ostalog, u pogledu unapred ugovorenog isključenja odgovornosti za nameru ili krajnju nepažnju.

Zbog toga klauzula prema kojoj jedna strana „ni u kom slučaju ne odgovara ni za kakvu štetu“ ne predstavlja automatski dobru pravnu zaštitu samo zato što je široko napisana.

Cilj dobre klauzule nije maksimalno prebacivanje rizika na drugu stranu, već njegova pravno održiva i poslovno racionalna raspodela.

Ugovorna kazna može biti korisna, ali ne za svaku obavezu

Ugovorna kazna može biti efikasan instrument za obezbeđenje određenih nenovčanih ugovornih obaveza.

Na primer, može biti relevantna kod zakašnjenja sa izvršenjem određenog posla ili povrede druge jasno određene nenovčane obaveze, ukoliko su za to ispunjeni pravni uslovi.

Međutim, postoji važna granica: prema Zakonu o obligacionim odnosima, ugovorna kazna ne može biti ugovorena za novčane obaveze.

Zato kašnjenje sa plaćanjem fakture ne treba rešavati tako što se jednostavno propiše „ugovorna kazna“ za svaki dan docnje. Za novčane obaveze postoje drugi pravni mehanizmi, uključujući zateznu kamatu.

Ni nesrazmerno visoka kazna nužno ne pruža bolju zaštitu. Zakon poznaje mogućnost njenog smanjenja pod određenim uslovima.

Zato visinu i način obračuna ugovorne kazne treba uskladiti sa značajem obaveze koju obezbeđuje.

Poverljivost treba definisati konkretnije od „sve informacije su poverljive“

Tokom poslovne saradnje partner može dobiti pristup cenovnicima, bazama klijenata, komercijalnim uslovima, tehnološkim rešenjima, poslovnim planovima, know-how-u ili drugoj dokumentaciji koju kompanija želi da zaštiti.

Generička odredba da su „sve informacije poverljive“ često nije dovoljna.

Ugovor bi trebalo da odgovori na pitanja:

• šta se smatra poverljivom informacijom;
• ko sme da joj pristupi;
• za koju svrhu može da se koristi;
• pod kojim uslovima može da bude dostupna zaposlenima ili podizvođačima;
• koliko dugo obaveza poverljivosti traje;

šta se sa informacijama i dokumentacijom događa nakon prestanka saradnje.

Kada su ispunjeni zakonski uslovi, određene informacije mogu uživati i zaštitu kao poslovna tajna, ali sama oznaka „poverljivo“ nije jedini kriterijum za takvu zaštitu.

Ako se u okviru saradnje obrađuju podaci o ličnosti, potrebno je zasebno razmotriti i obaveze koje proizlaze iz propisa o zaštiti podataka.

Intelektualna svojina: precizirajte koja prava pripadaju kojoj strani

Pitanje intelektualne svojine posebno je značajno kod razvoja softvera, dizajna, fotografija, video sadržaja, baza podataka, marketinških materijala i drugih kreativnih ili tehničkih rezultata rada.

Problem često nastaje zbog pogrešne pretpostavke:

• „Platili smo izradu, dakle automatski možemo sa rezultatom da radimo šta želimo.“

Takav zaključak ne treba donositi bez analize konkretnog ugovora i vrste prava koja su u pitanju.

Umesto nepreciznog pitanja „ko je vlasnik dela“, ugovor treba jasno da odredi koja imovinska prava, odnosno prava korišćenja, pripadaju kojoj strani i u kom obimu.

U zavisnosti od konkretnog slučaja, treba razmotriti:

• koja prava se prenose ili ustupaju;
• za koje načine korišćenja;
• da li postoje teritorijalna ograničenja;
• koliko dugo pravo traje;
• da li druga strana zadržava određena prava;
• da li rezultat može dalje da koristi za druge klijente;

šta se događa sa prethodno postojećim materijalima, kodom ili drugim elementima koji nisu nastali u okviru konkretnog projekta.

Ovo je posebno važno u IT i kreativnim industrijama, gde intelektualna svojina u IT sektoru može predstavljati jednu od najvrednijih stvari koje kompanija dobija iz poslovne saradnje.

Ekskluzivnost i zabrana konkurencije nisu automatski dobra zaštita

Kompanija ponekad ima opravdan poslovni interes da partner ne zastupa direktnog konkurenta ili da ne koristi stečene informacije za konkurentski projekat.

Ipak, takve odredbe ne treba rutinski unositi u svaki ugovor.

Zabrana koja je suviše široka može nepotrebno ograničiti poslovanje, otežati pregovore ili otvoriti dodatna pravna pitanja.

Zbog toga treba precizno razmotriti trajanje ograničenja, teritoriju, konkretne proizvode ili usluge i aktivnosti na koje se ono odnosi.

U određenim situacijama potrebno je uzeti u obzir i pravila zaštite konkurencije. Važeći Zakon o zaštiti konkurencije uređuje ograničenja konkurencije na tržištu Srbije, pa se široke klauzule o ekskluzivnosti ili konkurentskim ograničenjima ne mogu procenjivati samo iz perspektive interesa jedne ugovorne strane.

Drugim rečima, nije cilj napisati najširu moguću zabranu, već onu koja je opravdana konkretnim poslovnim odnosom i pravno održiva.

Kako se saradnja završava treba urediti pre nego što problem nastane

Kompanije obično mnogo pažnje posvete tome kako saradnja počinje. Mnogo manje razmišljaju o tome kako iz nje mogu da izađu.

Ugovor treba jasno da uredi da li je zaključen na određeno ili neodređeno vreme, postoji li mogućnost redovnog otkaza, koji otkazni rok važi i koje povrede mogu predstavljati osnov za raskid.

Posebno treba razlikovati redovni prestanak dugoročnog odnosa od raskida zbog neispunjenja obaveze.

Kod raskida zbog neispunjenja, Zakon o obligacionim odnosima predviđa različite posledice u zavisnosti od okolnosti, uključujući značaj roka i mogućnost ostavljanja naknadnog roka za ispunjenje u slučajevima u kojima je to potrebno.

Ali raskidom posao ne nestaje preko noći.

Ugovor zato treba da odgovori i na pitanja šta se događa sa:

• već izvršenim, a neplaćenim uslugama;
• otvorenim fakturama;
• projektima koji su u toku;
• dokumentacijom i podacima;
• poverljivim informacijama;
• pravima intelektualne svojine;

obavezama koje po svojoj prirodi treba da ostanu na snazi i nakon prestanka saradnje.

Nekada je upravo taj deo ugovora najvažniji kada odnos između kompanija prestane da funkcioniše.

Sud ili arbitraža: odlučite pre nastanka spora

Odredba o rešavanju sporova često se nalazi pri kraju ugovora i dobija najmanje pažnje. Ako spor nastane, može postati jedna od njegovih najvažnijih klauzula.

Kod domaće poslovne saradnje potrebno je razmotriti nadležnost suda. Kod međunarodnih ugovora dodatno se otvaraju pitanja merodavnog prava, nadležnosti ili arbitraže i mogućnosti izvršenja buduće odluke.

Arbitraža može biti odgovarajuće rešenje za određene složenije ili međunarodne poslovne odnose, ali nije automatski bolja od državnog suda. Izbor između arbitraže i sudskog spora treba napraviti prema konkretnom ugovoru, vrednosti posla i karakteru poslovnog odnosa.

Vrednost posla, međunarodni element, troškovi, željeni način rešavanja spora i realna mogućnost izvršenja odluke treba da budu deo procene.

Kod određenih odnosa ugovorom se može predvideti i prethodni pokušaj pregovora ili drugog mirnog rešavanja spora.

Najgore vreme za prvi ozbiljan razgovor o tome gde će se spor rešavati jeste trenutak kada je spor već nastao.

Najčešće greške kod ugovora o poslovnoj saradnji

1. Korišćenje generičkog obrasca

Obrazac sa interneta ne poznaje konkretan poslovni model, vrednost transakcije ni rizike kompanije.

Ugovor za konsultantske usluge ne treba da bude isti kao ugovor o distribuciji ili razvoju softvera.

2. Nejasno definisan rezultat

Ako nije moguće utvrditi da li je obaveza izvršena, može postati sporno i da li postoji pravo na naplatu ili raskid.

3. Rok postoji, ali nije jasno šta znači njegovo propuštanje

Datum u ugovoru sam po sebi ne rešava pitanje šta druga strana može da uradi ako rok nije poštovan.

4. Fakturisanje nije povezano sa izvršenjem

Jedna strana izdaje račun, a druga tvrdi da usluga još nije završena. Problem je često mogao biti sprečen jasnim kriterijumom prihvata.

5. Detaljno je uređen početak, ali ne i prestanak saradnje

Bez jasnih pravila o otkazu, raskidu i posledicama prestanka, izlazak iz lošeg poslovnog odnosa može postati znatno komplikovaniji.

6. Zanemarena su prava intelektualne svojine i poverljivost

Pitanje postaje vidljivo tek kada jedna strana počne da koristi informacije, sadržaj, dizajn ili softver na način koji druga nije očekivala.

7. Nije provereno ko potpisuje ugovor

Pre zaključenja značajnijeg poslovnog ugovora potrebno je proveriti identitet ugovorne strane i ovlašćenje lica koje nastupa u njeno ime.

Ne postoji univerzalni ugovor o poslovnoj saradnji

Dobar ugovor nije nužno dugačak ugovor.

Ugovor između proizvođača i distributera mora rešavati druga pitanja od ugovora između kompanije i IT developera. Marketinška agencija ima drugačije rizike od firme koja isporučuje industrijsku opremu. Dugoročna saradnja sa dobavljačem zahteva drugačije mehanizme od jednokratnog savetodavnog projekta.

Zato cilj nije da ugovor sadrži što više klauzula.

Cilj je da bude najprecizniji upravo tamo gde je konkretna poslovna saradnja najrizičnija.

Dobar ugovor ne uklanja rizik, već određuje ko ga snosi

Nijedan ugovor ne može garantovati da će poslovni partner ispuniti svaku obavezu, platiti svaku fakturu ili da spor nikada neće nastati.

Dobar ugovor može, međutim, unapred odrediti šta je svaka strana dužna da uradi, kada dolazi do povrede ugovora, ko snosi određeni rizik i koje mogućnosti postoje kada saradnja prestane da funkcioniše.

Upravo se u tome vidi razlika između dokumenta koji samo potvrđuje da poslovna saradnja postoji i ugovora koji zaista štiti poziciju kompanije.

Kada saradnja nosi značajan finansijski, operativni ili reputacioni rizik, pravna analiza ugovora pre njegovog potpisivanja može biti znatno jednostavnija od rešavanja posledica neprecizno definisanih obaveza.

Jusufović & Partners pruža pravnu podršku kompanijama pri izradi, analizi i pregovorima poslovnih ugovora, kao i u pitanjima korporativnog prava, naplate potraživanja i rešavanja poslovnih sporova.

Tekst je informativnog karaktera i ne predstavlja pravni savet za konkretan slučaj. Odgovarajuća ugovorna rešenja zavise od prirode posla, ugovornih strana i okolnosti konkretnog poslovnog odnosa.